İş  ANALİZİ

Bölüm 4
________________________________________
4.1.  İŞ  ANALİZİ  VE  İŞ  ANALİZİNİN  İÇERDİĞİ  BAŞLICA  UNSURLAR    
İşletmelerde  önceden  belirlenen  amaçların  gerçekleşebilmesi  için  çalışanlar  ve  yaptıkları  işler,  bölüm,  birim,  departman  gibi  çeşitli  adlarla  anılan  gruplara  ayrılmışlardır.  İşletme  faaliyetlerinin  etkinliği  açısından  bu  grupların  sınırlarının  belirlenmesi,  özelliklerinin  bilinmesi  ve  görevlerinin  tanımlanması  gerekmektedir. Bunun  için de  her  birimde  gerçekleştirilen  faaliyetleri  oluşturan  işler  ve  birbirleri  ile  ilişkileri  saptanmalıdır. İşletmelerde  işlere  ilişkin  çeşitli  ayrıntıları  ve  özellikleri  saptamak  amacıyla  yapılan  iş  analizi  çalışmalarına  bu  nedenle  gerek  duyulmaktadır. [1]
Yeterli  bilgi  olmadan,  uygun  yönetsel  kararların  alınamayacağı  açıktır.  Organizasyondaki  işlere  eleman  seçmek  ve  istihdam  etmek,  onları  gerektiği  gibi  eğitmek,  ücretlerini  belirlemek,  performanslarını  değerlendirmek  için  yöneticinin  her  işin  gereklerini  ve  bu  işlerin  iyi  yapılıp  yapılmadığı  konusunda  karar  verirken  kullanılacak  ölçütleri  bilmesi  gerekir. Her  işin  bir  amacı  olmalı  ve  her  iş  organizasyonun  amaçlarına  uzanan  bir  zincirin  halkası  gibi  görülmelidir. İşin  yerine  getirilmesinin  neleri  gerektirdiği  bilinmezse,  elemanın  kapasite  ve  ilgilerinin  o  işe  uygun  olup  olmadığı  yeterince  anlaşılmaz. [2]
İş  analizi,  bir  işin  en  önemli  yönlerini  ortaya  çıkararak o  işi  tanımlama  ve  çözümleme  sürecidir. İş  analizi  faaliyetleri  işletmelerdeki,  işlerin  içerdiği  görev,  sorumluluk  ve  çalışma  koşullarını  belirlemeye  yönelik  çabalardan  oluşur. Bu  çalışmalarda  ayrıca  işleri  yapacak  olan  kişilerde  bulunması  gereken  bilgi,  beceri  ve  yetenekler  de  belirlenmeye  çalışılır. İş  analizi  sürecinde  işlere  ilişkin  veriler  çeşitli  yöntemlerle  sağlanır. Bu  veriler  genel  olarak  işlerin  içerdiği  görevlerin  nasıl  yapıldığını,  kullanılan  araç,  gereç,  malzeme  ve  teçhizatı,   çalışma  koşullarının  özellilerini  ve  işlerin  diğer  işlerle  olan  ilişkilerini  kapsar. [3] Çalışma  biriminin  ya  da  bölümünün  analizi  tamamlandıktan sonra,  işleri  birbirinden  ayıran  sınırları  ve  onları   meydana  getiren  özgül  görevlerin  ayrıntılarını  ortaya  koyan  iş  tarifinin  temeli,  iş  analizi  olur. İş  analizinden   ve  iş  tarifinden  yola  çıkılarak,  bir  elemanın  o  işi  iyi  yapabilmek  için  sahip  olması  gereken  asgari  nitelikler  saptanır. Bu  tekniklerin  ( birim  analizi,  iş analizi,  iş  tarifi  ve  iş  nitelikleri )  dördü  bir  arada  kullanılarak,  çalışanların  performanslarının  değerlendirilebileceği  bir  dizi  standart  saptanabilir. [4]
Genel  olarak  iş  analizleri  iki  yaklaşımla  incelenebilir. Bunlardan  birincisi  iş  analizlerini  personel  yönetimi  açısından  ele  alır. Bu  tür  iş  analizleri  işletmelerde  personel  planlama,  ücret-maaş  yönetimi,  eğitim  v.b.  konulardaki  personel  programlarına  veri  sağlayacak  nitelikte  hazırlanmıştır. İkinci  yaklaşım  ise,  iş  analizi  kavramını  daha  geniş  olarak  tanımlar  ve  bu  kavramın  kapsamına  ayrıca  sanayi  mühendisleri  tarafından  işlere  ilişkin  yapılan  birtakım    kantitatif  çalışmaları  da  ekler. Bu  yaklaşıma  örnek  olarak  iş  basitleştirme,  zaman-hareket  etütleri,  yöntem  geliştirme,  iş  ölçümü  gibi  faaliyetleri  belirtebiliriz.
İş  analizleri  ilk  kez  1900’lerin  başında  bir  yönetim  tekniği  olarak  geliştirilmiş  ve  Bilimsel  Yönetim  Hareketinin  etkinlik  sağlayıcı  programlarının  birçoğunda  temel  araç  olarak  kullanılmıştır. Sanayileşme  sürecinde  işletmelerin  karşılaştıkları  çeşitli  belirsizliklere  çözüm  arayan  F.  Taylor,  verimliliği  artırmak  için  iş  ve  yöntem  araştırmalarından  hareket  ederek,  parça  başı  ücret  sistemi,  iş  değerlendirme,  seçim  ve  yerleştirme  teknikleri,  çalışmaların  yakından  ve  ayrıntılı  olarak  kontrolü  konularını  bilimsel  olarak  ele  alırken,  bu  çalışmaların başlangıç  aşamasını  ve  temelini  iş  analizleri  oluşturmuştur.
Beşeri  ilişkiler  hareketi  sırasında  iş  analizlerine ilgi  göreceli  olarak  azalmış  ve  1960’lı  yıllarda  psikolog  ve  davranış  bilimcilerinin  örgütsel  araştırmalarda  iş  değişkenine  dikkatlerini  yoğunlaştırmaları  ile  konuya  ilgi  yeniden  doğmuştur. Özellikle  iş  dizaynı  ya  da  işin  yeniden  dizaynı  konusundaki  kuramsal  ve  uygulamalı  çalışmalar,  iş  unsurunun  örgütsel  yaşamdaki  önemini  ortaya  koymuştur. Bu  nedenle  1980’li  yıllar  iş  analizinin  de  daha  geniş  bir  perspektif  içinde  ele  alınma  gereğinin  hissedildiği  ve  bu  doğrultuda  çalışmaların  yapıldığı  yıllar  olmuştur. [5]
İş  analizinin  tarihsel  gelişiminden  bahsettikten  sonra  genel  olarak  iş  analizi;  bir  örgütte    yerine  getirilen  her  işin  niteliğini,  işin  görüldüğü  çevreyi  ve  koşulları  gözlem  ve  inceleme  yoluyla  belirleyerek,  bu  bilgileri  yazılı  hale  getirme  işlemidir. Böylelikle  “  personele  verilen  görev,  yetki  ve  sorumluluklar  bütünü  ”  olarak  tanımlayabileceğimiz  işi  oluşturan  çalışmalar  ve  ödevler  saptanır. İşin  başarılı  biçimde  yerine  getirilebilmesi  için  gereken  uzmanlık,  bilgi  yetenek  ve  sorumluluk  belirlenir. İşin  ne  tür  bir  ortamda  ve  hangi  koşullar  altında  yapıldığı  ortaya  konur. [6]
 
İş  analizini  herhangi  bir  işe  ilişkin  gerekli  bilgilerin  toplanması  çalışması  olarak  tanımladığımızda,  bu  tanım  bize  iş  görenin  neyi,  nasıl,  neden  ve  hangi  bilgi  ve  becerilerle  yaptığını  araştırmamız  gerektiğini  bildirmektedir. Ancak  daha  derinliğine  yapılacak  çalışmalarda  “ gerekli  bilgiler ”  deyimini  de  tanımlamamız  ve  sınırlarını  belirlememiz  gerekir. Bu  konuda  geliştirilmiş  çeşitli  modeller  mevcuttur. U.S.  Departman  of  Labor  tarafından 1972  yılında  geliştirilmiş  bir  model,  E.J.  McCormıck  tarafından  iş 
analizi  çalışmalarını sınıflandıran model  örnek  gösterilebilir. [1] İş  analizinin  içerdiği  başlıca  unsurlar  aşağıdadır:
Unvan  ve  bağlı  olunan  birim :  Görevin  adı  ve  örgütte  hangi  birimde  yer  aldığı  gösterilir.  Unvan  stadardizasyonu  olması  istenir.
İşin  özeti :  İş  tanımında  bir  iki  cümleyle  açıklama  yapılır.
Görevler :  Her  bir  iş  görev  sayılır.  Harcanan  süre  belirtilir.  İşin  nasıl  yerine  getirileceğini  de  içerir.
Makine  araç-gereç,  donanım :  İşte  kullanılan  araçlar  sıralanır.
Malzeme,  ürün,  hizmet :  Kullanılan  hammadde,  üretilen  ürün,  sunulan  hizmetler  yer  alır.
Yöneticilik :  Emir  ve  gözetim  altında  bulunanların  sayısı  ve  unvanı  gösterilir.
Diğer  görevlerle  ilişkisi :  Bu  göreve  yükselebilecek  görevler  ve  bu  görevden  yükselenebilecek  görevler  gösterilir.
Zihinsel  çaba :  Karmaşık  veriler  ve  görüşlerin  yorumlanması,  değişik  durumlarla  uğraşılması,  başkalarını  ikna  yeteneği  gibi  zihinsel  becerileri  içerir.
Fiziksel  çaba :  Fiziksel  çalışmanın  türü  ve  süresi,  oturarak  ya  da  ayakta  çalışma  pozisyonu.
Fiziksel  beceri :  Örneğin  ustalık,  göz-el-ayakla  uyumlu  çalışma.
Sorumluluk :  Örneğin,  üründen,  donanımdan  sorumluluk  ve  mali  sorumluluk
Çalışma  koşulları :  Soğukta,  sıcakta,  gürültülü  ortamda  vb.  koşullarda  çalışma.
İş  riski :  İşin  hangi riskleri  olduğu,  iş  kazası  olma  olasılığı  gibi  konular.
Öğrenim  düzeyi :  Mantıksal  işlemlerde,  yabancı  dil  bilgisinde,  matematik  işlemlerinde  vb.  gerekli  beceriyi  kazanabilmek için  şart  koşulan  öğrenim  süresi.
Mesleki  hazırlık :  Mesleki  eğitim,  çıraklık  eğitimi,  iş  öncesi  deneyim,  hizmet  öncesi  ve  hizmet  içi  eğitim  konularını  kapsar. [2]
4.2.  İŞ  ANALİZLERİNİN  AMAÇLARI
İş  analizlerinin  işletmelerdeki  amaç  ve  kullanım  alanlarını  belirlemek  için      öncelikle  çeşitli  örgütsel  faaliyetlerle,  söz  konusu  çalışmanın  ilişkisini  belirlemek  yararlı  olacaktır.  Özellikle  günümüzde  personel  programlarının  çoğu  için  iş  analizleri  önemli  bir  veri  kaynağı  oluşturmaktadır. Ancak  iş  analizlerindeki  çeşitli  nedenlerden  kaynaklanan  aksaklıklar,  yetersizlikler  ve  sorunlar  ilişkili  olduğu  personel  programına  da  yansımakta  ve  bu  programların  başarısını  da  olumsuz  olarak  etkilemektedir. Aşağıda  iş  analizlerinin  çeşitli  personel  faaliyetleri  ve  diğer  bazı  örgütsel  unsurlarla  olan  ilişkisi  ele  alınarak,  bu  tür  çalışmaların  işletmelerdeki  başlıca  kullanım  alanları  belirlenecektir:
İş  Dizaynı:  Şekil 4.1 ’den  de  anlaşılacağı  gibi,  iş  analizlerinin  özellikle  hazırlık  aşamasında  personel  yönetiminin  çalışma  yaşamının  kalitesini  geliştirici  doğrultudaki  programları  etkili  olmaktadır. Bu  tür  programların  en  önemlisi  olan   iş  dizaynı  çalışmaları  ile  işletmelerdeki  işlerin  yapıları,  çalışanlar  için  daha  çok  iş  tatmini  yaratacak  şekle  dönüştürülmeye  çalışılır. İşlerin yapılarının  monotonluk  ve  rutinlikten  uzak,  kişiye  daha  fazla  sorumluluk  ve  kendini  geliştirme  imkanı  sağlayacak  şekilde  değiştirilmesinden  sonra  yapılacak  iş  analizlerinde,  işlerin  bu  tür  programlarla  kazandığı  yeni  özellikleri  içerecektir.
Tepe  Yönetiminin  Amaçları:  İş  dizaynı  programları  ile  olan  ilişkisinden  başka,  iş  analizleri  örgütün  tepe  yönetimin  amaçları  doğrultusunda  yaratılırlar. Bu  amaçlar  aynı  zamanda  performans  standartlarını  da  belirleyici  unsurlardır. Bu  nedenle  belirli  bir  işi  söz  konusu  standarda  göre  yapmak  için  gereken  bireysel  özellikler  de  tepe  yönetimin  amaçları  ile  şekillenir. Tepe  yönetimin  amaçlarının  iş  analizi  çalışmalarını  şekillendiren  özelliğinin  yanı  sıra,  tepe  yönetiminin  desteği  de  bu  konuda  çok  önemlidir. Çalışmaların  çeşitli  aşamalarında  ortaya  çıkacak,  örneğin  işlerin  yeniden  dizaynı,  bazı  işlerin  eliminasyonu,  işlerin  sınıflandırılması  gibi  faaliyetlerin birer  maliyet  unsuru  olduğunu  tepe  yönetim  bilmeli  ve  bu  doğrultuda  programa  destek  vermelidir.
Teknoloji:  Örgütlerde  kullanılan  teknoloji  işlerin  yapısını  doğrudan  etkileyen  faktörlerin  en  önemlisidir. Genel  olarak  çalışma  yaşamındaki  teknolojik  gelişmeler,  işlerin  çalışanlar  için  olumsuz  hale  dönüşmesine  neden  olmuştur. Mekanizasyon  ya  da  otomasyon  gibi  uygulamalar  kişinin  işi  başında  duyduğu  tatmin  duygusunu  azaltmış,  işlerin  rutin,  tekrarlı,  monoton  ve  basit  hale  dönüşmesi  iş  görenlerin  giderek  işlerine  yabancılaşmalarına  neden  olmuştur. Çalışma  yaşamında  ki  bu  olumsuz  gelişmelere  işletme  yönetimleri  kayıtsız  kalmamış  ve  işlerin  yapısından  kaynaklanan  bu  tür  sorunlara  çözüm  getirmek  amacıyla  işlerin yapılarının  kişi  için  daha  tatmin  edici  bir  biçimde  değiştirilmesi  yönünde  programlar  uygulamaya  başlamışlardır. Bu  çalışmalarda  da  doğal  olarak  işlerin  o  anki  özellikleri  hakkındaki  bilgileri  iş  analizleri  yolu  ile  elde  etmeleri gerekmiştir.
Örgüt  Yapısının  Oluşturulması  ve  İnsan  Gücü  Planlama:  Tepe  yönetimin  belirlediği  amaçların  gerçekleştirilmesi  için  gereken  faaliyetler  saptandıktan  sonra,  bunlar  belirli  işler  halinde  örgüt  yapısındaki  çeşitli  pozisyonlarda  yerlerini  alırlar. Bu  da  bize  örgüt  yapısının  oluşturulması  ile  iş analizi  sürecinin  esaslı  bir  biçimde  gerçekleştirilmesi  gerektiğini  göstermektedir. Bu  durumda  iş  analizleri  ve  örgüt  şemaları  söz  konusu  süreçlerin  karşılıklı  etkileşimi  ve  bilgi  alışverişi  sonucunda  ortaya  çıkacaktır. Yapı  oluşturulup,  işler  tanımlandıktan  sonra,  o  işleri  yapacak  kişilerde  bulunması  gereken  özellikler  belirlenir. Daha  sonra  hazırlanan  bu  iş  gereklerine  göre  işletmenin  insan  gücü  ihtiyacının  nitelik  ve  nicelik  olarak  saptanmasına  yani  insan  gücü  planlama  faaliyetlerine  sıra  gelir.
Personelin  Sağlanması,  Seçimi  ve  İşe  Yerleştirilmesi:  Personelin  işe  alınmasında  en  önemli  husus  kuşkusuz  işin  gerekleri  ile  iş  görenin  nitelikleri  arasındaki  uygunluğun  sağlanmasıdır. İşetmelerde  bu  amaçla  çeşitli  testler,  görüşmeler  vb.  programlar  uygulanır.  Ancak  bu  programların  etkililiğinin  temelinde  iyi  hazırlanmış  iş  tanımı  ve  iş  gereklerinin  varlığı  söz  konusudur. İşe  alma  sürecinde  kullanılan  testlerin  geçerliliği  de,  zaten  söz  konusu  iş  tanımlarında  belirtilen  görevler  için  gerekli  için  gerekli  kişisel  özellikleri  ölçebildiği  ölçüde  artacaktır. Bu  nedenle  işletmeler  personel  seçimi  ve  yerleştirme  faaliyetlerinde  iş  analizlerinin  önemini  hiçbir  zaman  gözden  uzak  tutmamalıdır.
Eğitim  Faaliyetleri:  İşletmelerde  eğitim  ihtiyaçlarının  belirlenmesi  konusunda  iş  tanım  ve  gerekleri  görevliler  için  oldukça  önemli  birer  araçtır. Hazırlanacak  eğitim  programlarının  içeriği  bu  yoldan  belirlenebileceği  gibi,  eğitime katılması  gerekli  kişilerin  seçimi  de  böylece  daha  kolaylaşacaktır. İşletmeler  işe  yeni  başlayan  elemanlarına  iş  tanımlarını  vermeyi  ihmal  etmemelidirler. Çünkü  kişi  kendinden  neler  beklendiğini  ve  geliştirmesi  gereken  özellik  ve  bilgilerini  de  böylece  daha  kolay  anlayacaktır.
Ücret  ve  Maaş  Yönetimi:  Ücret  ve  maaş  yönetiminde  işleri,  önem  güçlük  derecelerini  dikkate  alarak,  nispi  olarak  değerlemeye   yönelik  yapılan  iş  değerleme  çalışmalarında,  iş  analizleri  sistemi  gerekli  ve  önemli  bilgilerle  besler. İş  değerleme  sisteminde  kullanılan  ücret  belirleyici  nitelikteki  değerleme  faktörleri  iş  analizi  ve  iş  gereklerine  dayanarak  oluşturulurken,  işlerin  çeşitli  sınıflara  ayrılmasında  da  gene  iş  gereklerinden  yararlanılmaktadır. Ayrıca  işletme  içi  ücretlerin  adil  olup  olmadığını  anlamak  için  benzer  işlere  diğer  işletmelerin  verdikleri  ücretleri  belirlemek  amacı  ile  yapılan  piyasa  ücret  araştırmalarında  da  iş  analizi  verileri  ve  iş  tanımları  kullanılmaktadır. Bu  çalışmalarda  iş  analizi  ve  iş tanımlarından  yararlanarak  diğer  işletmelerde  ki  işler  ile  kendi  işletmemizdeki  işlerin  ne  oranda  benzer  olduğunu  ve  ortak  özelliklerini  saptamış  oluruz.
Performans  Değerlendirme:  İşletmelerde  yürütülen  performans  değerlendirme  çalışmalarının  etkinliği,  önemli  ölçüde  önceden  belirlenen  performans  standartlarına  bağlıdır.  Performans  standartlarının  genellikle  sayısal  olması  arzulanırsa  da,  birçok  işte  sayısal  standartların  saptanması  oldukça  güçtür. Ancak,  standartların  gerçekçi,  anlaşılabilir,  kesin,  spesifik,  yapılan  işle  ilgili  olması  gibi  özellikleri  de  sayısal  olmaları  kadar  önemlidir. Bu  özelliklere  sahip  standartları  belirlerken  en  güçlü  bilgi  kaynağımız  iş  analizleri/iş  tanımlarıdır. Bu  nedenle,  bir  performans  değerleme  çalışmasına  başlarken  öncelikle  iş  tanımlarımızın  yeterli  olup  olmadığını  araştırmak  olacaktır.  Eğer  elimizdeki  iş  tanımlarımız  yeterince  güvenilir  değilse,  söz  konusu  programa  başlamadan  bu  eksiğimizi  tamamlamamız  gerekecektir.
İş  güvenliği  ve  İş  Gören  Sağlığı:  Ayrıntılı  olarak  hazırlanmış  iş  analizleri,  işletmedeki  tehlikeli  ve  sağlığa  zararlı  olan  koşulların  belirlenmesinde  ilgililere  yardımcı  olurlar.  İşletmelerdeki   belirli  işlerin  sağlığa  zararlı  ve  tehlikeli  koşullarda  gerçekleştiriliyor  olması  kaçınılmazdır. Ancak  bu  koşulların  önceden  ayrıntılı  olarak  incelenip,  tanımlanması,  bu  doğrultuda  önleyici  önlemlerin  alınmasını  sağlar. Ayrıca  iş  analizlerinden  elde  edilen  bilgiler  tehlikenin  işin  kendisinden  mi,  yoksa  çevresinden  mi  kaynaklandığını  anlamamızı  ve  yerinde  önlemler  almamızı  kolaylaştırır. [1]
4.3. İŞ  ANALİZLERİNDE  BİLGİ  TOPLAMA  YÖNTEMLERİ
İyi  yönetim,  iyi  bilgi  almaya  bağlıdır. Etkili  bir  iş  analizi  sistemi,  organizasyon  ve  o  organizasyondaki  işlerle  elemanlar  hakkında  güvenilir  bilgi  sağlar. İyi  bir  iş  analizi,  işlerin  incelenmesiyle  başlamaz. Analiz  organizasyonun  kendisinin,  felsefesinin,  görev  ve  amaçlarının  ve  her  birimin  organizasyon  içindeki  stratejik  rolünün  iyice  anlaşılmasıyla  başlamalı  ve  bu  doğrultuda  sürdürülmelidir.  İş  analizi  tek  başına  hiçbir  anlam  ifade  etmez;  organizasyonun  amaçlarına  ulaşmasına  katkıda  bulunduğu  ölçüde  bir  anlamı  vardır.  Dolayısıyla,  iş  analizi  programının  doğasını  ve  sınırlarını,  bu  analizden  elde  edilecek  bilginin  kullanım  amacı  belirler.  İnsan  kaynakları  fonksiyonunun  etkisini  en  üst  düzeye  çıkarması,  bu  bilgilerin  zamanında  elde  edilmesine  ve doğruluğuna  bağlıdır. [2]
İşletmeler  klasik  veri  toplama  yöntemlerinin  bir  veya  birkaçını  birlikte  kullanarak,  iş  analizlerinin  içermesi  gereken  bilgileri  kendilerine  özgü  prosedürlerle  sağlayabilecekleri  gibi,  önceden  geliştirilmiş  bazı  standart  tekniklerin  yardımı  ile  de  iş  analizi  çalışmalarını  sürdürebilirler. Bu  tür  standart  prosedürlerin  kullanılması  durumunda,  aynı  prosedürleri  izleyen  işletmeler  arasında  özellikle  ücret/maaş  yönetimi  konusundaki  bilgi  alışverişi  daha  kolay  olacaktır. Özellikle  piyasa  ücret  araştırması  yapan  işletmeler  birbirlerinden  elde  ettikleri  bilgilerden  daha  rahat  yararlanabileceklerdir. Genellikle  belirli  bir  standart  yapı    ve  formatı  olan  tekniklere  Fonksiyonel  İş  analizi,  Yönetici  Pozisyon  Tanımı  Anketi,  Hay  Planı,  Metot  Analizi,  Pozisyon  Analizi  Anketi  gibi  örnekler  verilebilir.
Aşağıda  iş  analizi  sürecinde  yararlanılan  başlıca  veri  toplama  yöntemleri  kısaca  ele  alınacaktır.
  4.3.1. GÖZLEM:  Analizi  yapan  kişinin  işe  ilişkin  genel  bir  izlenim  edinmesini  sağlarsa  da,  bu  yöntem  tek  başına  her  tür  işin  analizinde  yeterli  olmayabilir. Gözlem  yolu  ile  analist  işin  yapıldığı  ortam  ve  koşulları,  tehlikeleri,  kullanılan  araç  ve  teçhizatı  tanıyabilir. Ancak  söz  konusu  işin  kişide  ne  tür  bilgi  ve  beceriler  gerektirdiğinin  gözlem  yolu  ile  anlaşılması  her  zaman  için  kolay  değildir. Bu  nedenle,  ele  alınacak  diğer  bilgi  toplama  yöntemlerinden  bir  veya  birkaçı  ile  birlikte  uygulanması  halinde  daha  etkin  sonuçlar  alınacaktır.
Gözlem  yöntemi  basit,  tekrarlardan  oluşan  ve  tamamlama  süresi  kısa  olan  işlerin  incelenmesinde,  özellikle  zaman  ve hareket  etütlerinin  yapılışında  tek  başına  yararlanılan  bir  yöntemdir.
    4.3.2.  ANKET:  Özellikle iş  değerlemesi  amacı  ile  yapılan  iş  analizlerinde  bu  yönteme başvurulduğu  görülmektedir. Ayrıntılı  olarak  hazırlanan  formlar  iş  görene  dağıtılır. Bazı  durumlarda  iş  görenler  formları  doldurduktan  sonra,   formlar  üstleri  tarafından  da  kontrol  edilir  ve  daha  sonra  personel  departmanına  iade  edilir. Eğitim  yetersizliği  nedeni  ile  bazı  iş  görenlerin  fikirlerini  ifade  edememeleri,  eksik  ya  da  yoruma  açık  bilgiler  vermeleri  bu  yöntemin  sakıncaları  arasında  belirtilebilir.
  4.3.3.  MÜLAKAT: En  çok  kullanılan  iş  analizi  yöntemidir. Daha  sonra  iş  tanımı  hazırlayacak olan  analist,  burada  gerek  duyacağı  bilgileri  sağlamak  için  uygun  sorular  sorabilir,  bunları  yorumlayabilir. Toplanan  bilgilerin  fazla  ve  gereksiz  olanları  daha  sonra  analist  tarafından  ayıklanabilir. Bu  yöntem  anketle  birlikte  kullanıldığında,  daha  etkin  sonuçlar  alınacaktır.
    4.3.4.  DİĞER  YÖNTEMLER:  İş  analizi  çalışmalarında  yukarıda  belirtilen  üç  temel  yöntemin  bazen  tek  başına,  bazen  de  birkaçının  birlikte  kullanıldığı  görülmektedir. Bu  yöntemlerden  başka  uzmanların  bilgisine  başvurma,  günlük  kayıtlardan  yararlanma,  işaretleme  listesi  vb.  yöntemler  de  çok  yaygın  olmamakla  birlikte  iş  analizlerinde  bilgi  toplamak  amacı  ile  kullanılmaktadır. [3]
4.4.  İŞ  TANIMLARI  VE  İŞ  GEREKLERİ 
İşe  ilişkin  verilerin  toplandığı  ve  incelendiği  bir  süreç  olan  iş  analizinde,  sağlanan  bu  veriler  daha  sonra  düzenlenerek  iş  tanımları  ve  iş  gerekleri  haline  dönüştürülür.
İŞ  TANIMLARI:  İş  analizi  sürecinde  toplanan  bilgilerin  özetlenerek  formüle  edildiği  belgelere  iş  tanımları  denir.  İş  tanımlarında  işlerin  aşağıdaki  belirtilen  özelliklerine  ilişkin  bilgiler  mevcuttur:
a.  İş  tanımlarının  içerdiği  bilgiler:
    - İşin  tanıtılması:  İşin  ünvanı,  varsa  kod  numarası,  ait  olduğu  bölüm  ve  işin  özeti  bu  bölümde  ele  alınır. Bu  bölüme  kısa  bir  özet  ilave  edilmesinin  nedeni,  bazen  işin  adı  ve ünvanının  işin  tanıtılmasında  yeterli  olmamasıdır.
- İşin  içerdiği  görevler:  Bu  bölüm  iş  tanımının  yazılması  en  güç  bölümüdür. Hangi  görevlerin  nasıl  yapıldığının  çok  ayrıntısına  girilmeden  anlatıldığı  bu  bölümde,  görevlerin  yapılış  amaçları  da  kısaca  belirtilmelidir. Görevler  yapılış  sırasına  ya  da  kronolojik  esasa  göre  (günlük,  haftalık,  aylık)  ele  alınmalı  ayrıca  söz  konusu  görevin  işin  bütünü  içinde  ne  süre  gerektirdiği  de  tahmin  edilmelidir.İşlerin  yapılışına  ilişkin  bu  bölümde,  belirli  bir  dil  kullanılır. Bu  dil  genellikle  üçüncü  tekil  şahıs  olup,  geniş  zamanlıdır. Bu  üslubun  amacı  ifadeye  açıklık  ve  kesinlik  kazandırarak  haberleşmeyi  kolaylaştırmaktır.
- İşin  ilişkili  olduğu  diğer  işler  ve  işin  gerektirdiği  gözetim:  Bu  bölümde  işin  yatay  ve  dikey  olarak  diğer  işlerle  olan  ilişkisi  belirlenir. Dikey  ilişkiler  gerektirdiğinde  terfilerle  ilgili  kararlara  yardımcı  olacaktır. Yatay  ilişkilerle  de  iş  akışı  ve  işin  prosedürleri  belirlenecektir.
İş  tanımının  bu  bölümüne  ayrıca  gözetimle  ilgili  hususlar  da  eklenir. Örneğin,  işin  kendisinin  gerektirdiği  gözetim  ve  işin  hangi  işlerin  gözetiminden  sorumlu  olduğu  gibi. Bu  arada  gözetimin  türü  de  anında,  yakından  ya  da  genel  gözetim  gibi  belirtilir.
İş  tanımları  yukarıda  belirtilenlerden  başka  işin  yapıldığı  koşulları  (nemli,  sıcak,  soğuk,  gürültülü  vb.)  ve  işlerin  yapılışında  kullanılan  malzeme,  araç,  gereç  ve  teçhizatı  da  içerir. Bu  bölümde  ayrıca  çalışma  koşullarındaki  tehlikeli  durumlar  ve  tehlike  yaratacak  faktörler  de  ayrıca  belirtilmelidir.
İşin  yapılışına  ilişkin  bilgiler  bölümünde  teknik ya  da  anlaşılmayan  sözcük  ya  da  terimler,  herkes  tarafından  anlaşılacak  şekilde  yeniden  tanımlanmalı  ve  açıklanmalıdır.
Yöneticilerin  iş  tanımları  ise  diğer  bazı  özel  farklılıklar  içerir. Yöneticilerin  görevlerini  kesin  sınırları  ile  tanımlamak  güç  olduğundan,  amaçlar  ve  durumsal  faktörler,  bu tür  iş  tanımlarında  önem  kazanır. Bazı  iş  tanımlarında  söz  konusu  amaçlar  fiziksel  kaynaklar, sorumlu  olunan  süreç,  program  ve  sistemler,  beşeri  kaynaklar  gibi  boşluklar  altında  diğer  ikincil  amaçlara  ayrılarak  tanımlanmaya  çalışılır.
b.       İş  tanımlarının  hazırlanmasında  dikkat  edilecek  hususlar:
 Yukarıda  hangi  tür  bilgiler  içereceği  açıklanan  iş  tanımları, işi  yapan  kişiyi  değil,  işin  kendisini  tanımlamalıdır.  İş  yerine,  kişinin  tanımlandığı  durumlarda,  bu  kişinin  işten  ayrılması,  terfi  etmesi  ya  da  başka  bir  işe  nakli  iş  tanımında  bir  istikrarsızlık  yaratacaktır. Ancak  bu  konuda  bazı  istisnalar  olabilir. Örneğin,  işletmenin  genel  müdürü  ya  da  yeni  bir  uzmanlık  dalında  görev  alacak  bir  elemanı  için,  söz  konusu  kişilerde  bulunan  bilgi,  beceri  ve  yetenekleri  tanımlayan,  kişiye  özgü  iş  tanımları  hazırlanabilir.
   İş  gücü  piyasasının  durumu  bazen  iş  tanımlarını  etkileyebilir. Eğer  işletmeler  belirli  işler  için  eleman  bulmakta  güçlük  çekiyorlarsa,  işe  alma  politikalarını  iş  gücü  piyasasında  ki  değişiklik  ve  sınırlamalara  göre  yeniden  belirleyeceklerdir. Bu  durumda  iş  tanımlarının  da  koşullara  uygun  şekilde  yeniden  değerlendirilmesi  ve  düzenlenmesi  gerekecektir.Bazı  yöneticiler  iş  tanımlarının  kullanım  alanlarını  iyi  bilmediklerinden,  esneklik  ve  yaratıcılıklarının  engelleneceği  düşüncesi  ile  iş  tanımlarını  kullanmak  istemezler  ancak  iyi  hazırlanmış  iş  tanımları  işin  gerektirdiği  esneklik  ve  yaratıcılık  özelliklerini  de  yansıtabilecektir.Diğer  bazı  yöneticiler  ise  iş  tanımlarını  gerçekçi  olamayan  bir  biçimde  aşırı  ayrıntı  ile  doldururlar. Bu  gibi  durumlarda  da  iş  tanımları  asıl  amacından  uzaklaşır  ve  kullanım  kolaylığını  kaybeder.
Özetlenecek  olursa,  iş  tanımlarından  işletmelerde  etkin  bir  biçimde  yararlanabilmek  için  aşağıdaki  hususlar  dikkate  alınmalıdır: [1]
- Kişilerin  sorumlulukları  açık  seçik  ve  anlaşılır  bir  biçimde  ifade  edilmelidir.  Sorumlulukların  iyi  ifade  edilmesi  hem  performansı  geliştirir,  hem  de  iş  tatminini  artırır.
- İşler  arasındaki  ilişkiler  açıkça  belirlenmelidir. İşletmelerde  bir  işin  gerçekleştirilebilmesi  için  bu  işin  yatay,  dikey  ve  diagonal  olarak  diğer  bazı  işlerle  etkileşim  ve  bağımlılığı  söz  konusudur. Bu  tür  ilişkiler  ne  denli,  belirgin  olarak  ortaya  konursa,  sistemin  amaçları  doğrultusunda  faaliyet  göstermesi  de,  o  denli  kolaylaşacaktır.
-İş  tanımlarının,  düzenlendikten  sonra  ilgili  gözetimci  ve  personel  departmanı  tarafından  kontrol  edilmesinde  yarar  vardır. Gözetimcinin  iş  tanımını  kontrolü,  bir  açıdan  iş  gören  ile  gözetimcinin  söz  konusu  işin  amacına  ilişkin  ortak  bir  fikirde  birleşmelerini  sağlayacaktır.
-Personel  departmanının  özellikle  yapısı  ve  diğer  özellikleri  değişen  işlere  ait  tanımları  sık  sık  gözden  geçirmesi  gerekir. Çünkü  bir  iş  tanımında  yapılan  değişiklik,  diğer  bazı  tanımların  da  değiştirilmesini  gerektirecektir.
İŞ  GEREKLERİ:  İş  gerekleri  herhangi  bir  işi  uygun  bir biçimde  yapabilmek  için  kişide  bulunması  gereken  özellikleri  içerir. İş  gerekleri,  belirli  bir  işi  yerine  getirmek  için  gerekli  yetenek  ve  becerileri  tanımladığından  gerçekte  bir  eleman  tarif  namesidir. Böyle  bir  tarif  namenin  hazırlanması,  büyük  bir  duyarlılık  ve  politik  beceri  gerektirir. İş  gerekleri,  iş  analizi  sürecinde  toplanan  bilgilerle  ve  genellikle  de  iş  tanımlarının  hazırlanmasından  sonra,  iş  tanımlarındaki  belirli  görev  ve  sorumlulukları  temel  alarak  hazırlanır. İş  gerekleri  işin  yapılması  için  gerekli  becerileri,  fiziksel  ve  zihinsel  çabayı bazen  de  alınacak  sorumluluklara  ilişkin  birkaç  değinmeyi  içerir. “  Zihinsel  çaba ”  sözünden,  normal  olarak,  işin  doğurduğu  stres  ya  da  gerektirdiği  yoğun  konsantrasyon  anlaşılır.  “ Fiziksel  çaba ”  ise,  kaldırılacak  ağırlık,  ayakta  durma,  yürüme  gibi  fiziksel  gerekleri  anlatır.  İşin  gerektirdiği  beceriler  bazen  eğitim  ve  deneyim  açısından  da  tarif  edilir. Eğitimle  ilgili  beklentiler,  elemanın  sahip  olması  gereken  diploma,  sertifika  gibi  belgelerle  ifade  edilebilir.  Deneyimle  ilgili  beklentiler  ise,  elemanın  benzeri  bir  işte  kaç  yıl  çalışmış  olması  gerektiğini  anlatır.
İş  gereklerinde  belirtilen  deneyim  ve  becerilerin  gerçekçi  bir  değerlendirmeyle  saptanmış  olması  çok  önemlidir. Listeye  işin  yapılması  için  gerçekten  gerekli  olmayan  maddelerin  dahil  edilmesi,  iş  yasalarını  ihlal  edebilir. İşveren,  çalışanlardan  beklenen  her  özelliğin  iş  için  gerçekten  gerekli  olduğunu  ispatlayabilmelidir. Bir  organizasyon,  iyi  bir  performans  için  gerekli  olduğunu  kanıtlayamadığı  diplomaları  elemanlardan  talep  edemez.
Titizlikle  hazırlanmamış  iş  nitelikleri  uygun  bir  eğitime sahip  olmayan  elemanların  işe  alınmasına  yol  açabilir. Bu  konuda  dikkatsizlik  gösterilmesi,  organizasyona  karşı  ayrımcılık  suçlamasıyla  dava  açılmasına  da  neden  olabilir. Ayrıca  bu  durumda  iş  doğru  değerlendirilmeyebilir;  bu  da  ücret  ve  ikramiye  konularında  adaletsiz  kararlar  alınmasına  yol  açar. İş  gerekleri  organizasyonun  kabul  edilebilir  gördüğü  performans  düzeyine  ve  nihai  amaca  ulaşmak  için  ikame  edilebilecek  becerileri  de  göz  önünde  bulundurur. Bedensel  bir  sakatlığı  olan  birinin  işe  gerektiği  gibi  yapamayacağı  varsayılmamalıdır;  böyle  bir  elemanın  aynı  işi  farklı  ya  da  alışılmadık  bir  yoldan  iyi  bir  şekilde  yerine  getirmesi  mümkündür.  Dolayısıyla  iş  gereklerinde  işin  asgari  gerekleri  yer  almalıdır. [2]
İş  gereklerinin  hazırlanmasında  ilgili  gözetimci  ya  da  amirin  yardımına  ihtiyaç  duyulur. Bazı  işlerde,  o  işleri  tanıyan  bir  kaç  kişi  daha,  personel  uzmanı  ve  gözetimci  ile  işbirliği  içinde  çalışabilir.
4.5. İŞ  ANALİZİ  PROGRAMLARININ  YÜRÜTÜLMESİNDE  DİKKAT  EDİLECEK  HUSUSLAR
   İş  analizleri  çeşitli  personel  fonksiyonlarının  gerçekleştirilmesinde  gerekli  olan  bilgilere  kaynak  oluşturduğundan,  işletmelerde  genellikle  bu  programların  yürütülme  sorumluluğu  personel  bölümüne  verilmiştir. Ancak  çalışmalar  sırasında  tepe  yönetimin,  diğer  yöneticilerin  ve  özellikle  de  işleri  en  yakından  tanıyan  kişiler  olarak  gözetimcilerin  personel  uzmanı  ya  da  görevlilerine  yardım  ve  destekleri  gerekecektir.
   İş  tanım  ve  gerekleri  nihai  halini  almadan  önce,  bir  kez  de  işi  yapan  kişiye  gösterilip,  onunda  görüşleri  alınmalıdır. Özellikle  yönetsel  pozisyonlardaki  işler  için  bu  yolun  izlenmesi  daha  önemlidir.
     4.5.1.  İŞ  ANALİZİ  PROGRAMLARINDA  GÖREV  ALACAK  KİŞİLER
   Küçük  işletmelerde  iş  analizi  programının  tüm  sorumluluğunu  personel  yöneticisi  üstlenebilir  ve  iş  analizlerinin  kullanım  amaç  ya  da  amaçlarına  göre,  işletmede  söz  konusu  faaliyetlerle  ilgili  olan  kişilerde  bu  programlarda  personel  yöneticisi  ile  birlikte  çalışırlar.  Örneğin,  ücret-maaş  konusu  ile  ilgili  kişinin,  iş  değerlemesi  amacı  ile  gerçekleştirilen  iş  analizi  programında  görev  alması  gibi.
Daha  büyük  işletmelerde,  özellikle  iş  analizleri  çok  amaçlı  kullanılmak  istendiğinde,  bu  kez  işin  genişleyen  kapsamına  göre  çeşitli  sayıda  analistin  görevlendirilmesi  gerekecektir.
Bazı  işletmeler  bu  konuda  ek  personel  görevlendirmeden  ya  da  işletme  dışı  bir  kuruluştan  yardım  almadan  bu  çalışmaları  yürütmek  isteyebilirler. Ancak  bu  gibi durumlarda,  işletme  içinde  söz  konusu  çalışmada  deneyimli  kişi  ya  da  kişilere  mutlaka  gerek  duyulacaktır.  Bu  kişiler  de  ayrıca  birlikte  çalışacakları  kişilere  programın  ruhunu  ve  felsefesini  açıklayacak  bilgiyi  ve  gerekli  eğitimi  vermeyi  ihmal  etmemelidirler.
4.5.2.   İŞ  ANALİSTLERİNİN  SEÇİMİ
İş  analistlerinin  seçiminde  en  önemli  husus  kişinin  inceleyeceği  tüm  işlere  ilişkin  bilgi  sahibi  olması  değil,  olaylara  ve  işlere  ilişkin  verileri  toplayıp,  bunları  değerlendirebilme  ve  düzenleyebilme  yeteneğine  sahip  olmasıdır. Bu  nedenle  analistin  incelenecek  tüm  işler  hakkında  önceden  ayrıntılı  bilgi  sahibi  olması  gerekmeyebilir,  ancak  işler  hakkında  bilgisi  olan  analistler  doğal  olarak  yaptıkları  mülakatlarda  işin  sahibine  daha  isabetli  sorular  sorabilecekler,  gözlemlerinde  önemli  ve  kritik  hususları  gözden  kaçırmayacaklardır.
Tecrübesiz  analistlerin  de  belirli  bir  eğitimden  geçmesi  mutlaka  yararlı  olacaktır. Bu  tür  bir  eğitimde işletmenin  yapısı,  işlerin  bu  yapı  içindeki  konumu,  işletmenin  iş  analizlerini  kullanım  amaçları,  veri  toplama  yöntemleri  konularının  ele  alınması  uygun  olacaktır. Yeni  analistlere  tecrübe  kazandırmanın  diğer  bir  yolu  da  ilk  birkaç  analizin  tecrübeli  bir  analist  eşliğinde  yapılmasıdır.
4.5.3.  İŞ  ANALİZLERİNİN  GEÇERLİLİK  VE  GÜVENİLİRLİLİĞİ
Geleneksel  olarak  sayısal  veriler  olmadığından,  iş  analizlerinin  geçerlilik  ve  güvenilirliğini  ölçmek  oldukça  zordur. Ancak  belirli  hususları  dikkate  alarak  yürütülen  iş  analizi  çalışmalarının  sonuçları  daha  geçerli  ve  güvenilir  olacaktır. Örneğin,  özellikle  geçerlilik  ve  güvenilirliğinden  kuşku  duyulan  işleri  birden  fazla  analistin birbirlerinden  bağımsız  olarak  incelemeleri  ve  sonuçları  daha  sonra  karşılaştırmaları  bu  konuda  yararlı  olacaktır. Ya  da,  iş  analizi  verileri  ile  düzenlenen  iş  tanım  ve  gerekleri  kesin  hale  dönüştürülmeden,  iş  gören  ve  ilk  üstünün  onayının  ya  da  görüşlerinin  alınması  geçerlilik  ve  güvenirliğini  doğal  olarak  etkileyecektir.
Çeşitli  yönetim  hareketleri  içinde  zaman  zaman  abartılarak  ele  alınmış,  bazen  de  ihmal  edilmiş  bir  örgüt  öğesi  olan  iş,  günümüzde  iş  analizi  adı  verilen  çalışmalarla  işletmelerdeki   önemini  somut  olarak  kabul  ettirmiş  durumdadır. İş  analizleri  çeşitli örgütsel  süreçlerin  etkinlikle  işleyebilmesi  için  temel  bir  araç  niteliğinde  olup,  özellikle  de  personel  yönetimi  fonksiyon  ve  programları  açısından  oldukça  yararlı  ve  vazgeçilmez  bilgiler  içermektedir. Bu  bilgiler  çoğunlukla  söz  konusu  programların  başarısında  etkili  olduğundan,  işletmelerde  iş  analizlerinin  kavramsal  ve  uygulamalı  niteliklerinin  gayet  iyi  anlaşılmasından  ve  söz  konusu  çalışmalara  iş  görenleri  de  bu  konuda  eğittikten  sonra  başlanması  çok  daha  akılcı  olacaktır. [3]
Tablo 4.1  İş  Analizi  soru  formu  örneği
İŞYERİNİN  ADI    : ...................................       İŞ  KOLU     :  ..............................
DEPARTMAN        : ..... ..............................      İŞİN  ADI     :  ..............................
BÖLÜM                  : ....................................      TARİH          :  ..............................
     Cevap  vermeden  önce   soruları  dikkatle  okuyunuz.  Kısa  ve  özlü  cevaplar  veriniz.
Görevlerin  Tanımı  : Yaptığınız  işin  genel  amacı  nedir  ?
1.       İşinizi,  yapış  biçimini  ve  işlerinizin  türünü  açıklayınız. (Kimden  veya  nereden  iş  alırsınız,  aldığınız  iş  üzerinde  ne  gibi  değişiklikler  yaparsınız  ve  yaptığınız  işi  kime  veya  nereye  verirsiniz. Bu  soruyu  cevaplarken  günlük  işlerinizi  göz  önüne  getiriniz.)
2.       Haftalık,  aylık  gibi  dönemsel  görevleriniz  varsa  nelerdir,  açıklayınız.
3.       Belirsiz  zaman  aralıkları  ile  yaptığınız  işler  varsa  açıklayınız.
4.       Emrinizde  çalışanlar  varsa,  nezaret  ettiğiniz  işlerin  adını  ve  her  işte  çalışanlar  sayısını  belirtiniz.
5.       Kime  karşı  sorumlusunuz  ve  işin  yapımı  ile  ilgili  olarak  kimden  talimat  alırsınız  ?