Yönetenler ve yönetilenler başında bulundukları örgütü en verimli bir şekilde çalıştırmak isterler. Örgütün verimli çalışması önemli mevkilere getirilmesiyle mümkün olur. İyi eleman sağlanması ve iyi çalışanların iş başına getirilmesi herkesin yeterliliğine göre hakkının verilmesi için memurların ne durumda olduklarını başarı ve başarısızlıklarını gösteren kayıt ve belgeler gerekir. İşte bunun için sicile ihtiyaç vardır.

Siciller hem personel yönünden, hem de personeli çalıştıran örgütler yönünden önem taşır. Personeli ilerlemesi, yükselmesi aldığı sicillere göre yapılmaktadır. Sicil yönetim açısından da büyük önem taşımaktadır. Yönetim verimli çalışması, iyi eleman sağlamasına bağlıdır. Bu nedenle siciller hem çalışanların hem çalıştıranların yararına hizmet etmektedir.

Siciller, memurların yeterliliklerinin tespitinde kademe ilerlemesinde, derece yükseltmesinde emekliye ayırma veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde baş dayanmaktadır.

Ülkemizde kamu hizmeti görevlilerinin değerlendirilmesi temelde kapalı ve gizli sicil sistemine dayanmaktadır. Gerçekte iş değerlendirmesi ve bununla ilgili personel değerlendirilmesi, işe en uygun, yeterli ve yetenekli personelin saptanması açısından  personelin durumunun nesnel değerlendirilmesinin yapılması amaçlanmaktadır. Personelin, yöneticilerin, değerlendirmede nesnellik ilkesini bir yana bırakabilmeleri olasılığıdır.

Sonuçta personelin değerlendirilmesinde performansını ölçecek nesnel ölçütler gelişmemiş olduğundan değerlendirme yöneticilerin inisiyatifine kalmaktadır.

Her yıl içinde düzenlenen ve ilgili kamu görevlisinin o yıl içindeki kişilik yapısı ile hizmete ilişkin bilgi,beceri ve çalışmalarının yetkili amirlerce değerlendirilmesini içeren sicil raporlarında yer alan kanaate dayalı cevapları gerektirmektedir. İdareye bu sorulara  verilen cevapların gerçekliliğini somut bilgi ve belgelerle kanıtlanması zorunludur.  Sicil raporlarının özellikle ilgilinin yürüttüğü  görevdeki bilgi ve başarı düzeyi iş disiplini ve verimliliği gibi konularla ilgili sorulara verilen cevapların olumsuz olması halinde bu değerlendirilmeye yol açan nedenlerin ve bu olumsuzluğun hizmete etkisinin somut olarak ortaya konulması gerekmektedir.
 
Bu çalışmada mesleki yeterliliğin tespiti için sicilde bulunacak  bilgiler ayrılış sicilinin verileceği durumlar  sicil raporunun şekli taşıyacağı  sorular sicil raporunun doldurulmasında uygulanacak planlama türü planların derecelendirilmesi düzenleme zamanı uyarılan memurlarla yapılacak itirazları ve bunları inceleyecek mercileri vali ve kaymakamların hangi memurların birinci ikinci ve üçüncü sicil amiri olduklarını hangi memurlar hakkında ek sicil raporu vereceklerini ve diğer hususları açıklanacaktır.

B-) SİCİLİN TANIMI

 Sicil : İyi eleman sağlanması ve çalışanların iş başına getirilmesi herkesin yeterliliğine göre hakkının verilmesi için memurların başarı ve başarısızlıklarını gösteren kayıt ve belgeler sicili oluşturur.

1-) Yabanı Ülkelerde Sicil

Sicil sistemi yabancı ülkelerde farklı uygulanmaktadır. Bazı ülkelerde tek sicil amiri, bazı ülkelerde iki dereceli sicil amiri vardır. Almanya, Avustralya, Finlandiya, İsveç gibi ülkelerde gizli sicil, bazı ülkelerde açık sicil sistemi kabul edilmiştir.

1946 yılına kadar Fransa’da her yönetimin kendine göre bir sicil uygulaması vardı. Farklı sicil uygulamalarının haksızlığa eşitsizliğe neden olduğu ve gereksizliği anlaşılmıştır. İyi bir sicil sisteminin verimli çalışma, adaletli  bir atanma ve yükselme sistemi uygulamasına yarayacağına inanılmıştır.

19 Ekim 1946 yılında çıkarılan kanunun 46. maddesinde kademe yükselmesinin sicile bağlı olduğuna ve 48. maddede yükselme cetvellerinin hazırlanmasının ilgililerin sicillerinin göz önünde tutulacağı belirtilmiştir. Fransa’da memurların sicillerine ait esas hükümler 1959 tarihli statü ve 14 Şubat 1959 tarihli tüzükte belirtilmiştir.

1959 tarihli statü eskiden rakamla verilen nota ağırlık verilirken genel kanıya daha çok önem vermiş. Sicil verme etkisi daire amirine servis şefine aittir.
           
23 Kasım 1962 kadar memura verilen sicillere karşı  iptal davası açılamıyordu. Danıştay sicili hazırlık niteliğinde ve hizmet içi bir önlem sayıyordu. Danıştay bu içtihadını terk etmiş ve sicillere karşı doğrudan doğruya iptal davası açılabileceğini kabul etmiştir. Eğer memur sicilin bildirilmesinden itibaren iki ay içinde iptal davası açmamış ise daha sonraki bir işlem dolayısıyla kanuna aykırılık savında bulunamaz.

Sicil amirlerinin rakamla doldurdukları sicil kısmı ilgililere bildirilir. Memur itirazları bu kısımla ilgilidir. Genel kanı kısmı ilgililere bildirilmez.

İngiltere, Mısır, Hindistan gibi ülkeler ancak olumsuz sicil alınması durumunda memura bildirilmesini kabul etmişlerdir. Amerika’da sicil yazılı olarak ilgiliye bildirilir.


2-) Türkiye’de Sicil

Her memurun sicilinin tutulması gerektiği ve bu sicilde ne gibi bilgilerin bulunacağı yasalarda belirtilmiştir.

Memurun kayıt bilgilerine geçen bilgiler:

-Adı, soyadı
-Baba ve ana adı
-Doğum tarihi ve yeri
-Öğrenim derecesi ve diğer öğrenimler
-Evli veya bekar olduğu
-Bakmakla yükümlü olduğu kimseler
-Aldığı ödül ve cezalar
-Bulunduğu memuriyetler
-Eserleri
-Malları
-Sağlık durumu
-İkametgahı
-Memurluğu dışında diğer fahri hizmetleri

Bu bilgileri içine alan sicil kayıtları açıktır. Memurlar yukarıdaki bilgileri sicil cüzdanlarına işaretleyerek alabilirler. Sicil formlarının kapsadığı bilgi ise gizlidir. Bunlar sicil cüzdanında bulunmaz, ayrı bir dosyada toplanır.

Türkiye’de 1986 yılına kadar uygulanan sicil sistemini düzenleyen iki tüzük vardır. Fakat şu anda uygulanmamaktadır.

Bu tüzükler;
-Memurların yeterliliklerinin taktiri hakkındaki tüzük
-Türkiye Cumhuriyeti Emekli Sandığı ile ilgili memur ve hizmetlerinin sicilleri üzerine emekliye sevkler hakkındaki tüzük

C-) DEVLET MEMURLARI KANUNUNA GÖRE SİCİL SİSTEMİ

1-) Sicil raporu : Sicil amirlerinin  mesleki ehliyetinin belirlenmesini sağlayan soruları not usulüyle şahsiyet ile ilgili konuların müteaala şeklinde değerlendirerek memurların mesleki yeterlilikleriyle şahsi beceri ve kusurlarını belirledikleri form.

2-) Sicil amiri : 657 sayılı Devlet memurları kanunun 112. maddesinde öngörüldüğü şekilde  yürürlüğe konulan yönetmeliklere gereğince sicil raporları birinci ikinci üçüncü derecede yetkili olarak doldurulmakla görevli amirler.

112. madde göre her kurumda sicil raporu vermeye yetkili sicil amirleri Devlet Personel Başkanlığının olumlu görüşü alınmak suretiyle çıkarılacak özel yönetmeliklerce belirlenecek.

Kurumların taşra teşkilatlarında bulunan memurların sicil amirleri ise vali ve kaymakamlardır. Ancak birden fazla ilde faaliyet gösterecek şekilde bölge müdürlükleri olarak teşkilatlanmış olan kurumlardan hangileri hakkında bu hükmün uygulanmayacağı yani hangi bölge  müdürlükleri memurların sicil amirlerinin vali ve kaymakamların olmayacağı Bakanlar Kurulunca belirlenecektir.

Karayolları ve Devlet Su İşleri Bölge Müdürlükleri bu kuralın dışında istisnadır.

Vali, vali yardımcıları kaymakamlar il idare şube başkanları ve il merkezinde görevli genel ve özel kolluk amirlerinin birinci derece sicil amirleridir. İl idare şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci ve ikinci sicil amir oldukları memurların ise üçüncü sicil amiridir. Valilerin birinci derece sicil amiri olmaları durumunda ikinci sicil amiri bakanlıklarda Bakan veya Müsteşar bağlı veya ilgili kuruluşlarda müsteşar başkan veya genel müdürdür.

Karayolları ve Devlet Su İşleri Bölge Müdürlükleri hariç diğer bölge müdürlüklerinin birinci sicil amiri bölge kuruluşunun bulunduğu ilin valisidir. Bölge kuruluşuna dahil diğer illerin valileri gerek  görürlerse bölge müdürlüklerinin hakkında da ek sicil raporu düzenleme hakkına sahiptir.

Kaymakamlar ise ilçe idare şube başkanları ve ilçede görevli kollu amirlerinin birinci ilçe idare şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci sicil amirleridir. Kaymakamın birinci sicil amiri olması halinde birinci sicil amiri validir. Kaymakamlarda valiler gibi sicil amiri oldukları memurlarla ilgi ek sicil raporu düzenleme hakkına sahiptirler.

3-) Sicil dosyası : Sicil amiri tarafından düzenlenecek sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından verilecek denetleme raporları ve mal beyannamelerinin konulduğu dosya. Tüm devlet memurlarının sicil dosyası vardır.

Bu sicil ve özlük dosyaları devlet memurlarının

-   Ehliyetlerinin tespitinde
-   Kademe ilerlemelerinde
-   Derece yükseltmelerinde
-   Emekliye ayrılmalarında
-   Hizmetle ilgili ilişkilerinin kesilmesinde başlıca kaynaktır.
 Memurların kurum değiştirmeleri halinde özlük ve sicil dosyaları eksiksiz olarak diğer kurumlara gönderilir.

4-) Memur cüzdanı kütük ve numara

Memur Kütüğü ve Numara Kamu kurumlarına memur olarak atananlar kurumlarca tutulan memur kütüğüne kaydedilir. Her memura ayrı bir numara verilir. Kütüğün her memura ait bölümüne adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi kaydedilir. Memurun kütükleri özlük işlemi birimlerince tutulur.   

Memur Cüzdanı Memurlar tarafından kimlik belgesi olarak kullanılabilecek nitelikte hazırlanarak memurlara verilir. Memurun herhangi bir nedenle görevinden ayrılması halinde memur cüzdanı geri alınır.

5-) Özlük Dosyası Her memur için kurumlarınca bir özlük dosyası hazırlanır. Özlük dosyasında bulunan bilgiler.
-Memurun adı soyadı
-Kütük sıra numarası
-Doğum tarihi ve yeri
-Cinsiyeti
-Medeni hali kimlik cüzdanın dairesince sureti
-Öğrenim belgesinin dairesince onaylı sureti
-Bakmakla yükümlü olduğu kimseler
-Öğrenim durumu
-Bildiği yabancı diller ve derecesi
-Yaptığı lisans üstü eğitim staj ve incelemeler
-Sınıf derece ve kademesi
-Mecburi hizmetleri
-Askerlik durumu
-Adaylık ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi
-Derece ve kademe ilerlemesi
-İmtihan başarı dereceleri
-Sınıf ve yer değişiklikleri
-Hizmet içi eğitim durumu
-Siciline işlenmek üzere kendisi tarafından verilen yayın ve eserleri
-Aldığı takdirname ve ödüller
-Hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına dair evrak ve verilen disiplin cezaları
-Hakkında dava açılmış ise hükümlülük (affedilmiş olsalar bile) men’i muhakeme veya beraat kararı
-Sağlık durumu
-Aldığı izinlere dair belgeler
-Memurluğu alınırken istenen diğer bilgi ve belgeler
-Özlük dosyaları
Memurların sicillerinin bir parçası olarak dikkate alınmaktadır. Gizli sicil raporlarının doldurulması esnasında ilgili sicil amirlerince incelenebilir.

Personelin geleceği derece ve kademe yükseltmeleri aldığı sicile göre yapılmaktadır. Sicil yönetim açısından da önemlidir. Yönetimin verimli çalışması iyi eleman sağlamasına bağlıdır. Yönetim iyi çalışan elemanları ancak iyi bir sicil sistemi ile saptayabilir. Memur sicilleri hem çalışanların hem de çalıştıranların yararına hizmet etmektedir.

Personel değerlendirmesi sonuçların ulaşmasını sağlamalıdır.
Personelin çalışmalarını değerlendirilmeli
Amirin personel hakkındaki gerçek düşüncesi anlaşılmalı
Personelin eksiklerinin düzeltilmesi tamamlanması ve zayıf yönlerinin iyileştirilmesi sağlanarak geleceğe hazırlanmalı personelin değerlendirilmesi amirin iş arkadaşlarının ve aynı zamanda amir olarak kendisini daha iyi tanımaya yaramalıdır.



SİCİL RAPORLARININ DOLDURULMASI

1-) İlkeleri

Sicil, memura en yakın amir tarafından doldurulmalıdır. Memuru en tanıyan iş durumunu en iyi bilen yakın amirdir. Ancak duygusal taraf tutan davranışlara engel olmak için birinci sicil amiri yanında ve onun üstünde ikinci sicil amiri.

Sicil formları basit olmalı, sicil formlarını tanımalı ve doldurma şekillerini bilmelidir. Objektif değerlendirmeleri için amirler eğitilmelidir.

Sicil amirleri;
-Amir kişisel duygularının etkisinde kalmamalıdır.
-Memur işine göre değerlendirilmelidir.
-Memurun yaşının kıdeminin aylığının sicile etkisi olmamalıdır.
-Memur bütün sicil dönemindeki çalışmalarına göre değerlendirilmelidir.
-Eski sicillerin etkisinden uzak durulmalıdır.
-Her nitelik ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

2-) Sicil Formu Doldurma Türleri

a-) Kompozisyon Biçiminde Sicil

Burada doldurulacak bir form yoktur. Sicil amiri rapor şeklinde memur hakkındaki düşünceleri anlatır.

Bu şekilde doldurulan sicillerde amir memuru her yönüyle açıklıkla fakat bir ikinci amirin personeli değerlendirmesi güçtür.

b-) Soruları Kapsayan ve Karşısında Cevap Sütunu Boş Olan Siciller

Sicil amirleri tarafından değişik cevap biçimleri kullanılarak doldurulur. Cevaplar standart değildir. Her amire göre değişebilir.

c-) Soru ve Seçimlik Cevaplar Kapsayan Siciller

Cevap sütununda zayıf, orta, iyi, pekiyi gibi cevaplar vardır. Sicil amiri bunlardan birini işaretler.

d-) Soru ve Cevap Sütununun Rakam ve Puan Üzerine Dayandığı Siciller

Her soruya ayrı not verilir. Bunların toplamına göre memur olumlu veya olumsuz olarak değerlendirilir. Devlet Memurları Kanununda memurların 100 puan üzerinden değerlendirilmesi kabul edilmiştir.

3-) Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı ve Süresi

Gizli sicil raporlarının her yıl Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulması ve en geç 31 Aralık günü ilgililere teslimi şarttır. Her ne sebeple olursa olsun bu tarihler süresince sicil raporlarını vermeyenler hakkında soruşturma açılır.

Aday memurların sicil raporları ise başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından sonraki 15 gün içinde doldurulur. Adaylıkları 2 yıl süren memurların ikinci yıl sicilleri de aynı şekilde doldurulur.

Bir yıldan çok iki yıldan az bir süre ile adaylığa tabi tutulan memurların ikinci sicil raporları adaylıklarının kaldırılmasının söz konusu olduğu tarihte doldurulur.

Bir memur hakkında sicil raporu doldurulabilmesi için ilgili sicil amirin yanında en az altı ay çalışmış olması gerekir. Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir. İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu o yıl için geçerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine göre  işlem yapılır.

Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya sicil verecek süre görevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri üç aylık süre geçince sicil doldurabilir. Bu durumun da gerçekleşmemesi halinde sicil dönemi içinde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla çalışan amirle sicil doldurulabilir.

Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile aylık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna hastalık izinleri hizmet içi eğitimde geçen süreler sicil raporu düzenlenmesi için gereken altı süreye dahildir. Fakat amirin yanında 3 ay fiilen çalışmış olmak şarttır. Hizmet içi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak için gereken sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması halinde bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.

Bir belge 6 ay ve daha fazla çalışan memurlardan başka bir göreve atananların sicilleri ayrıldıkları tarihi izleyen 15 gün içinde doldurularak yeni görev yerlerine gönderilmek üzere ilgili makamlara teslim edilir.

4-) Sicil Raporlarının Doldurulmasında Uygulanacak Not Usulü ve Notların Derecelendirilmesi

Sicil amirleri sicil raporunun memurların mesleki yöneticilik ve yurtdışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların her birini ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not üzerinden değerlendirilir. Ve sorulara verdikleri notların toplamını soru sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil amirine bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri sayısına bölünmek suretiyle memurların sicil notu ortalaması bulunur.

Buna göre sicil notu ortalaması;
-60’dan 75’e kadar olanlar orta
-76’dan 89’a kadar olanlar iyi
-90’dan 100’e kadar  olanlar çok iyi olanlar başarılı, olumlu sicil;
-59’dan aşağı not alanlar ise yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır.
Sicil notu ortalaması hesaplanırken kesirler tam sayıya tamamlanır.



5-) Sicil Raporlarının Dolduruluş Şekli

Sicil her hangi bir silinti ve kazıntı yapmaksızın doldurulur. Fazla veya yanlış yazılma halinde veya notlar okunacak suretle çizilerek doğrusu yazıldıktan sonra imza ile tasdik edilir.

Sicil amirleri sicil notunu kendileri hesaplayarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazarlar memurların sicil notu ortalamaları özlük işleriyle görevli birimlerin başında bulunan amir veya en yakın yardımcıları böyle bir birim yoksa özlük işleriyle görevli memurlardan en üst yöneticiler tarafından seçilenlerce hesaplanarak sicil raporunun ilgili bölümüne yazılır.

6-) Yetersiz Memurların Uyarılması

yetersiz olarak değerlendirilmiş bulunan memurlar, bu duruma sebep olan kusur ve noksanlarını gidermeleri için sicil raporlarının bunların saklanması ile görevli makamlara en son teslim tarihini takip eden bir ay içinde atamaya yetkili amirlerce gizli bir yazı ile uyarılır.

Memurlar uyarı yazısını tebellüğ ettikleri tarihi takip eden 1 ay içinde atamaya yetkili amirlerine itirazda bulunabilirler. İtirazlar sadece uyarı yazısında belirtilen kusur ve noksanlara karşı yazılı olarak yapılır.

İtirazlar atamaya yetkili amirlerce veya bunların görevlendirecekleri ve itiraz edilen değerlendirmeyi yapan sicil amirleriyle aynı veya daha üst derecede bulunan bir memur tarafından incelenebilir.

İnceleme sonucuna göre atamaya yetkili amir kararını inceleme için kendisine verildiği tarihten itibaren iki ay içinde ilgiliye bildirir.

İki defa üst üste olumsuz sicil alan memurlar başka bir sicil amirinin emrine atanırlar. Burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle  ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunu hükümleri uygulanır.

E-) SİCİL RAPORLARININ KORUNMASI

1-) Sicil Formlarının Korunması İle İlgili Makamlar

 Sicil raporları merkezde ve gereğine göre kurumların bölge, il ve ilçelerdeki taşra teşkilatında, 3 üncü maddenin (d) bendinde belirtilen en üst yöneticilerin veya görevlendirecekleri en yakın yardımcılarının nezrinde; özlük işleri ile ilgili birimlerin başında bulunanlar ile birden fazla olmamak üzere seçecekleri en yakın yardımcılarının böyle bir yoksa özlük işleri ile görevli memurlardan amir durumunda bulunanın sorumluluğunda muhafaza edilir.

Sorumlular sicil dosya veya raporlarının muhafaza edildikleri yerlerden bir süre için çıkarılmalarını gerektiren her iş hakkında yukarıdaki yönetici veya görevlendirdikleri yardımcılarına bilgi vermek mecburiyetindedir.

2-) Özlük İşleri İle Görevli Birimler

Sicil raporları merkezde 657 sayılı devlet Memurları Kanunu ile bu yönetmelik hükümlerine uygun olarak doldurulması ve sicillerle ilgili bütün işlemlerin mer’i hükümlere göre yürütülmesinden kurumların özlük işleri ile görevli birimleri böyle bir birimin bulunmaması halinde bu işle görevlendirilen memurlar sorumludurlar.

3-) Sicil Dosyalarını İnceleyebilecek Yetkililer

Başbakan, bakanlar, atamaya yetkili amirler, valiler, kurumların merkez teşkilatının  en üst yöneticileri ve kaymakamlar, başında bulundukları teşkilatta görevli bütün memurların sicil dosyalarını inceleyebilirler. 26 ncı maddenin 2 nci fıkra hükmü saklıdır.

4-) Memuriyeti Sona Erenlerin Sicil Dosyaları

-657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine göre memurluktan çıkarılan
-Memurluğa alınma şartlarından herhangi birini taşımadığı sonradan anlaşıldığı veya memurlukları sırasında bunlardan birini kaybettiği için memuriyetine son verilen
-İstife eden
-İstek, yaş haddi, malullük ve sicil sebeplerinden biri ile emekliye ayrılan veya ölenlerin
Sicil dosyaları, özlük dosyaları ile birleştirilerek ilgili mevzuatın  öngördüğü şekilde muhafaza edilir.