Her biri ayrı yapı isteyen iki çeşit rapor vardır;

 Araştırma raporları; belli bir konu üzerinde araştırma yapıp bulgularınızı
yazdığınız rapordur. Araştırdığınız konu rakiplerinizin faaliyetleri veya yeni
bilgisayar sistemi için seçenek oluşturmak olabilir. Yeni bir ürünün piyasaya
sürülmesi, yeni bir şube açılması, şirket rezervlerinin nasıl değerlendirileceği
gibi kararlara zemin teşkil edebilirler.


İyi düzenlenmiş bir araştırma raporu açık, mantıklı, düzenli ve objektif düşünme
gibi önemli yönetim becerileri konusunda yeteneğiniz olduğunu gösterir. Bunun
yanı sıra kötü yapılanmış raporlar, tüm veriler içinde bulunsa bile, tam tersi
izlenim bırakır. Bu nedenle raporların yapısı büyük önem taşır. Araştırma raporu
yazarken aşağıdaki yapıyı kullanmak gerekir:

• Hedef: Rapor yazma hazırlıkları başlangıcında oluşturduğunuz
hedefinizdir. Bilgi verme raporu için de bunu yapabilir ve kendinize
saklayabilirsiniz. Ancak araştırma raporu için raporun hemen başında



hedefinizi (ya da amacınızı) belirtirseniz, okuyucuya büyük ölçüde
yardımcı olursunuz.


Örneğin; “Bu araşırmanın amacı, teslim süremizi 72 saatin altına
indirmemizin müşterilerimizin dikkatini çekip, müşteri memnuniyetini
arttııp arttırmayacağı ve maliyetlere etki edip etmeyeceğini belirlemektir.”

• Yöntem: Bu bölüm, sorulara nasıl cevaplar verdiğimizi belirler. Kapsamlı
olmalı ancak fazla detaya yer verilmemelidir. Örneğin, iş rehberlerinden
faydalandığınızı belirtip kaynakça detayı vermeyebilirsiniz. Tedarikçiler
üzerinde araştırma yaptığınızdan bahsedebilir, ancak sorduğunuz soruları
belirtmeyebilirsiniz.


Örneğin; “Ekte görüleceği gibi bir müşteri araşırma kartı düzenleyerek,
ülke çapında tüm müşterilere gönderdik. Bu kart, müşteri memnuniyetini
ölçümlemek üzere oluşturuldu. Bu planı bir ay uyguladıktan sonra,
memnuniyet seviyesini tespit etmek için İç Anadolu Bölgesi’ndeki
müşterilerimize 24 saat içinde teslimat planını yönettik. Müşteri kartlarıvasıtasıyla hizmetteki farklılığın müşteri memnuniyetini etkileyip
etkilemediğini ortaya çıkardık.”

• Veriler: Raporunuzun bu bölümünde araştırmadan edindiğiniz her türlü
veriyi yazabilirsiniz. Raporunuzun en uzun bölümü burası olabilir. Ancak
burada sadece verilerden söz edeceksiniz. Sonuca varma yeri burası
değildir.


Önemli bilgilerin tamamını burada sunmalı, ancak gereksiz detaylara
saplanmamalısınız. Buradaki “gereksiz” kelimesi çok önemlidir. Bazı
detaylar gerekli olabilir. Eğer ayrıntıları da bilmek isteyen mühendisler için
teknik bir rapor yazıyorsanız detayların çoğunu buraya ilave etmek
zorundasınız.

Detaylar okuyucunuzu ilgilendirmiyorsa, bunları daha fazla bilgi
isteyenlerin kullanımı için bulgularınızı destekleyen “ekler” kısmına bırakın.

Eğer uzun bir rapor yazıyorsanız ön kısmına bir “yönetici özeti” eklemek,
okuyucularınız için büyük kolaylık sağlayacaktır.

• Sonuç: Bir paragraftan bir sayfaya kadar uzunluktaki sonuç; asıl hedefe
gönderme yapmalıdır. Bu bölüm, aynı zamanda, fikrinizi ifade etme
fırsatınızdır.


Örneğin; “Daha hızlı teslim önerildiğinde müşteri memnuniyetinin arttığıgörüldü. Hızlı teslimat seçeneğini kullanmak istemeyen müşterilerin dahi,
kendilerine seçenek sunulduğu için, memnuniyet seviyeleri yükseldi.
Müşterilerin küçük bir yüzdesi 24 saat seçeneğini kullandığından maliyet
korkulduğu kadar yüksek olmayacaktır. Bu araşırmanın sonucunda ülke
çapında 24 saat teslimat seçeneğini başlatmamız gerektiğini
düşünüyorum.”


 Bilgi veren raporlar; açıkça belli olduğu üzere basitçe bilgiyi iletirler. İç
yazışmalar, güncelleştirme ve düzenli bütçe raporları, yönetim raporları bunlara
dahildir.


Bu raporları yapılandırmak daha kolaydır. Tecrübelerinizden de bilebileceğiniz
gibi, bu raporlar için katı bir yapılandırma yoktur. Önemli olan dağınık ve
mantıksız yapıdan uzak durmaktır. Yapınız okuyucunuza bilgiyi mümkün
olduğunca kolay anlamak ve takip etmek, tekrar özetlemek gerektiğinde geri
dönüp aynı bilgilere kolaylıkla ulaşabilmek imkanı sağlamalıdır.

4. Açıkça Anlaşılır Biçimde Yazmak


• Konuştuğunuz gibi yazın. İyi yazı yazmanın sırrı, konuştuğunuz gibi
yazabilmektir. Elbette günlük konuşma dilinin aşırı uçlarından uzak durmalısınız;
ancak fazla ağdalı bir dil, okumayı güçleştirecektir. Çoğumuza anlaşılır
konuşmak kolay gelir ve savlarımızı oldukça iyi yapılandırabiliriz. İş bunu kağıt
üzerinde uygulamaya gelince, birdenbire uzun kelimeler ve karmaşık cümlelerle
etki yaratmaya çalışırız. Rapor yazarken bu durum, verilmesi gereken mesajı
etkilediğinden ve raporun açıklık ve etkisinin kaybolmasına neden olduğundan,
oldukça tehlikelidir.
• Raporu kimin için yazdığınızı unutmayın. Kendiniz için değil, okuyucunuz
için yazıyorsunuz. Tarzınızı bütünüyle değiştirmeniz gerekmez, ancak
okuyucunun muhtemel tarzını gözönüne alarak yazmaya çalışmalısınız.
• Örnekler ve benzetmeler kullanın. Yüz yüze konuştuğunuz kişiler,
söylediklerinizi anlamadıklarında size soru sorabilir veya tekrar etmenizi
isteyebilirler. Ancak rapor okuyorlarsa, böyle bir şansları yoktur. Bu nedenle her
noktayı en net biçimde açıkladığınızdan emin olmalısınız. Bunu yapmanın iki
önemli aracı, örnekler ve benzetmelerdir. Organizasyonun yapısını açıklamaya
çalıştığınızı varsayalım. Şöyle bir benzetme kullanabilirsiniz: “Organizasyonu bir
ağaca benzetebiliriz; kökleriyle her şeyi yerli yerinde tutan arka ofis çalışanlarıvar. Toprağın üstündeki gövdede bölümler, birbirine tutunmuş küçük dallar
departmanlar gibi…”
• Kısa cümleler ve paragraflar kullanın. Paragraf aralığı olmayan veya çok
az olan bir rapor, kişiye daha ilk bakışta “okunması zor” görünür. Paragraflar,
söylemek istediklerinizin şekillenmesini de sağlar, okuyucunun metnin yapısını
anlamasını kolaylaştırır. Yeni bir düşünceye yeni bir paragrafla başlamalısınız.


Uzun cümleleri okumak zordur. Tüm cümleleri aynı uzunlukta olursa, tarzınız
çok monoton olur. Böylelikle yazınız ilginç hale gelir ve ona bir doku katmış
olursunuz.

Örneğin ”Departmanın iki veya daha fazla elemanı aynı zamanda olmazsa
mevcut elemanların bir veya daha fazlasının olmayan elemanlar dönene kadar
hayati fonksiyonların sorumluluğunu üzerlerine almaları zorunludur.” cümlesi
yerine “Bir veya daha fazla kişi departmanda yoksa, onlar dönene kadar
zorunlu işler bir başkası tarafından yapılmalıdır.” cümlesi daha uygun olur.


• Jargondan (mesleki dil) uzak durun. Jargon, belli bir konuya ilişkin özel bir
dildir. Hepimiz bir ölçüde jargon kullanırız. Günlük konuşma dilimizin bir parçası
haline gelen bu kelimeler, başkaları için jargon olabilir. MS/DOS bilgisayar
kullanmayanlar için jargondur. Okurlarınızın hepsinin anlayacağını
düşünüyorsanız jargon kullanabilirsiniz; ancak anlamayacaklarını
düşünüyorsanız bu kelimeleri anlaşılabilir olanları ile değiştirmelisiniz.
• Klişe ifadeler kullanmayın. Bazı ifadeler o kadar fazla kullanılmıştır ki, artık
anlamını yitirmiştir, etkisini kaybetmiştir; örneğin; “Müşteri ihtiyaçlarınıkarşılamak”, “Geniş ürün ve hizmet seçeneği”, “Üstün kaliteli ürünler”.


“Bu ürün müşterimizin ihtiyaçlarını karşılıyor” yerine “Geçtiğimiz iki yıl boyunca
yapılan araşırmalar bu ürüne ilişkin müşteri memnuniyetinin sürekli olarak
%97’nin üzerinde olduğunu göstermektedir” diyebilirsiniz.

5. Son Düzeltmeleri Yapmak


Akşam yemeğinde etkilemek istediğiniz misafirleriniz varsa yemeğin göze hoş
görünecek ve iştah açacak biçimde sunulmasına dikkat edersiniz. Aynı şekilde birilerini
raporlarınızla etkilemek istiyorsanız iyi sunulmuş, çekici ve okunabilir olmasını
sağlamalısınız. Hepimizin bildiği gibi ilk izlenim çok önemlidir. Raporunuzu eline alan
kişinin, bir kelime bile okumadan baktığı şey, raporun nasıl göründüğüdür.

Okurlarınıza düzen, profesyonellik ve otorite sergilemek istiyorsanız bunu raporunuzda
göstermelisiniz. Sayfa düzeni de bunun önemli bir bölümüdür.

• Satır arası ve kenar boşluklar: Metninizde ne kadar ara boşluk varsa, o
kadar yaklaşılabilir ve rahat okunabilir olacaktır. Ayrıca geniş kenar boşlukları,
metin üzerinde yoğunlaşmayı kolaylaştıracaktır.
• İki yana yaslanmamış metin: İki yana yaslanmamış metin daha teklifsiz ve
rahat görünür.
• İki yana yaslanmış metin: Bu metin rapora daha ciddi bir görüntü verir. Bir
diğer faydası ise daha düzenli gözükmesidir.
• Başlıklar: Başlıkların üç faydalı fonksiyonu vardır;
• Sayfayı bölerek kolay okuma sağlar.
• Raporun nasıl gelişeceği, bir sonraki adımın ne olacağı konusunda
okuyucuya bilgi verir.
• Okuyucu sonradan herhangi bir noktaya geri dönmek isterse kolayca
bulabilir.
• Listeler: Listeler aynı bilginin düz metinde ifadesine oranla çok daha kolay
izlenmesini sağlar. Bu nedenle kullanabildiğiniz her yerde kullanın. Sayfanın
kolay okunmasını sağlayacaktır.
• Genel şekil: Şeklin temiz ve basit olması ve içeriğin önüne geçmemesi gerekir.
İkiden fazla yazı fontu kullanmayın ve başlıkların şeklini birbiriyle tutarlı hale
getirin.



 

II. TOPLANTI YÖNETİMİ
A. GENEL




1950 yılında, yöneticiler arasında yapılan bir araştırmada; yöneticilerin haftanın en az
on saatini toplantılarda geçirdikleri sonucu ortaya çıkmıştır. O zamandan beri bu
sürenin daha da arttığı ortadadır. Acaba yapılan bu toplantılar yeterince etkin ve
verimli mi? Kötü yönetilen, kötü planlanan, iyi hazırlanılmamış toplantılar, insan
kaynağının önemli bir zaman dilimini yok etmektedir.

Toplantı, aşağıdaki iletişim araçlarından sadece biridir. Aşağıdaki yöntemlerle çözüme
kavuşturulabilecek konular için toplantı yerine bu yöntemlerden bir ya da birkaçını
tercih etmek daha doğru olacaktır:

.. statistik bilgiler ve raporlar
.. Notlar, mektuplar ve yazıyla iletilen diğer bilgiler
.. Telefon konuşmaları
.. Karşılıklı konuşmalar


Eldeki bu seçenekler duruma göre değerlendirilmelidir. Karşılıklı konuşma, en etkili
yoldur. Toplantının amacını, katılan kişilerin yeteneklerini ve kendi yönetim tarzını
bilen yönetici, toplantının ne zaman ve nasıl yapılması gerektiğini bilir. Bütün bunları
bilmiyorsa yanlış seçimler yapar ve sonuçsuz toplantıların ağına düşer.

B. TOPLANTILARDA BAŞARI ESASLARI


Başarılı toplantının bir amaç değil, belli bir amaca ulaşmak için bir araç olduğu hiçbir
zaman unutulmamalıdır. Başarılı bir toplantı için aşağıdaki üç noktaya özel bir dikkat
ve özen göstermek gerekir:

İçerik: Çoğu zaman, telefon görüşmeleriyle çözülecek sorunlarla ilgili de toplantı
yapılır. Oysa toplantıların içeriğinin özenle belirlenmesi gerekir. Toplantı ana meseleler
üzerinde yoğunlaşmaya, motivasyonu artırmaya ya da katılanların görüş ve önerilerini
çoğaltmaya yardımcı olmalıdır.

Tasarım: Her toplantı baştan sona tasarlanmalıdır. Toplantı mekanının koşulları;
sıcaklık, aydınlatma, havalandırma, oturma koşulları özenle gözden geçirilmeli;
toplantıda uygulanacak kurallar önceden düşünülmelidir.

Süreç: Genellikle pek dikkate alınmaz, ama toplantının can damarını oluşturur.
Araştırmalar karar alma sürecinin bir parçası olduğunu hisseden katılımcıların kararı
uygulama konusunda daha istekli ve verimli olduklarını göstermektedir. Toplantıya
katılanların hem birey olarak, hem de topluluk olarak ihtiyaçları dikkate alınmış mı?
Katılanlar görüşlerini ifade edebiliyor, kendilerini karar alma sürecinin bir parçası
olarak görüyorlar mı? Kötü niyetli ya da bozguncu davranışlar açıkça ele alınıyor mu?
Toplantının havası enerji yüklü mü?


Her zaman toplantıya çağıran kişi olmayabiliriz. Toplantıların başarısı toplantıya
çağıran ve o toplantıyı yöneten kişi kadar, katılımcılara da bağlıdır. Bu nedenle amacı
net bulmuyorsak, hiç çekinmeden bunu belirtmemiz yararlı olur.

Başarılı toplantılar yapan gruplarda her üye aşağıdaki özelliklere sahiptir:

.. Kendi tarzına göre verimlidir
.. Dürüst ve açıktır
.. Başkalarını güç durumda bırakmadan doğruyu söyler
.. Sorunlara olan ilgisi yoğundur
.. Eleştiriden korkmaz
.. Toplantıdan sıkılmaz
.. Uyumludur
.. Kimse kimseyi küçük düşürmek için uğraşmaz
C. TOPLANTI TÜRLERİ




 

Toplantılar genellikle aşağıdaki kategorilere göre ayrılabilir:

Bilgilendirici–Özümsetici Toplantılar: Bir kişinin veya grup üyelerinin etraflı bilgi
verdiği ve katılanların da sorular yönelterek aydınlandıkları toplantılar.

.. Bir konu hakkında ilgililere yapılması gerekenler ve yöntemler konusunda bilgi
verilmesi,
.. Bir konu üzerinde tartışılıp sinerjik bir etkinin beklenmesi


durumlarında yapılır.

Yapıcı–Oluşturucu Toplantılar: “Ne yapacağız?” sorusunun katılanların bilgisi,
deneyimi, fikir ve öngörüleri temelinde belirlendiği toplantılar.

.. Karar vermek için tek bir kişinin yeterli bilgiye sahip olmaması,
.. Uygulamaya geçiş için kararın bir grup tarafından onaylanması gereği,
.. Kararlardan etkilenecek ve/veya bilgiyi kullanacak kişilerin/birimlerin birbirine
bağımlı çalışması


durumlarında yapılır.

Sorumluluk Paylaştırıcı Toplantılar: “Nasıl yapacağız?” sorusunu yanıtlamak üzere
sorumlulukların katılanlar arasında paylaşıldığı toplantılar.

Proje Toplantıları: Proje ile ilgili gelişmelerin projenin sponsoru, yürütücüleri (ekibi)
ve müşterilerine aktarılması gerekliliği, problem çözme gereksinimi olduğunda proje
toplantıları yapılır.

Takdir/Tanıma/Ödüllendirme Toplantıları

Yasal Çerçeveyi Belirleyici Toplantılar: Kuralların ve alışılagelmiş uygulamaların
ele alınıp yeni koşullar temelinde gözden geçirildiği, gerekli değişikliklerin tartışılıp
karara bağlandığı toplantılar.

Kimi zaman bir toplantı bu türlerin birkaçını birden içerebilir ve toplantının gündemi
bilgilendirme, çözüm oluşturma ve sorumluluk paylaşma aşamalarından oluşabilir.

 


D. İNSAN VE TOPLANTI
1. İNSAN TİPLERİ




 

Gevezeler: Toplantılarda bir türlü susmak bilmeyen kişiler olabilir. Toplantı yöneticisi,
bu kişiye sözünü uzatmaması uyarısında bulunabilir; görüşlerini daha sonra yazılı
isteyebilir; ya da o kişinin ağzından çıkan bir sözü alıp anında bir başkasına o konuda
bir soru yöneltebilir.

Susanlar: Hemen hemen bütün toplantılarda susanlar vardır. Bu sessizlik genel
onaylamayı, eklenecek herhangi bir şeyin olmadığını, önce başkalarının
söyleyeceklerini öğrenmeyi ya da ara verilmesini beklemeyi ifade ediyor olabilir.
Susanlar arasında şu iki gruptan insanlar da olabilir:

Kendine Güvenmediği İçin Susanlar: Söyleyeceği fikrin nasıl karşılanacağını
bilmemekten korkanlar. Toplantı atmosferi bu nedenle çok önemlidir. Toplantı
yöneticisi her katkıyı olumlu karşılamayı, söylenenlere katılmasa da önemsemeyi
başarmalıdır.

Düşmanlık Beslediği İçin Susanlar: Toplantı yöneticisine ya da görüşleri
önemsenen bir katılımcıya duyulan düşmanlık nedeniyle hem toplantıya hem de
karar alma sürecine küskün olanlar. Toplantı yöneticisi meselenin üzerine gider,
söz konusu kırgınlığın hangi nedenden kaynaklandığını anlar ve sorunun
çözümünü sağlarsa, grup katılımcıyı geri kazanabilir.

Zayıflar: Kıdemli kişilerin ağırlığı altında ezilen gençler ya da yeniler. İş deneyimi
daha fazla olan kişiler ya da uzun zamandan beri o iş yerinde çalışanlar, bir zamanlar
kendilerinin de aynı durumda olduğunu unutmuş olabilirler. O nedenle sözü bir türlü
gençlere ve yenilere bırakamayabilirler. Toplantı yöneticisi, genç ya da yeni
katılımcının bir görüşünü not alarak ya da onun söylediğine gönderme yaparak,
toplantıdaki herkesin gençlerin ve yenilerin görüşlerine saygı göstermesini sağlayabilir.

2. TOPLANTI PSİKOLOJİSİ


Kişilik Çatışmaları: Toplantılara katılan kişiler, karşısındakinin kişiliğini
zedelememeye özen göstermelidir. Sürekli üstü örtülü konuşur ve asıl
düşündüğümüzü söylemezsek, bu ilk başta hayatımızı kolaylaştırıyor gibi görünebilir,
ancak uzun vadede bize saygınlık kazandırmaz. Cepheden saldırmak ise
karşımızdakinin kendisini tehdit altında hissetmesine yol açar; bu kez o da bize
sataşmaya başlar. Burada en etkili yöntem, görüşleri açık seçik ifade etmek,
istediklerimizi karşımızdakini tehdit etmeden belirtmektir. Toplantı yöneticisinin görevi,
tartışmayı yönetmektir. İki insan arasında bir kişilik çatışması patlak vermişse, toplantı
yöneticisi tarafsız bir katılımcıya soru yönelterek tartışmayı bir başka yöne
kaydırmalıdır.

Önerileri Bastırma Refleksi: Öneriler, gelecekteki başarının tohumlarıdır. Bu
nedenle toplantı atmosferinde önerileri bastıracak unsurların bulunmaması gerekir.
Statü yarışmasının söz konusu olduğu toplantılarda A Bey, B Bey’in getirdiği öneriye
rahatlıkla burun kıvırabilir. O andan itibaren bu toplantı kısır bir döngüye girer.
Toplantı yöneticisi her öneriye fırsat tanımalı, öneriyi not almalı, sözlü olarak veya
beden diliyle bastırma refleksini ifade etmemeye özen göstermelidir. Pek az öneri ilk


haliyle bastırmaya karşı direnebilir. Bu nedenle önerilerin en iyi yanlarının çekilip
çıkarıldığı ve herkesin bunları işleyip geliştirmesinin sağlandığı bir tarz, verimli bir
toplantı için zorunludur.

Kıdemlilerin Ağırlığı: Toplantı yöneticisi veya kıdemli bir katılımcı bir görüş
bildirdikten sonra, kıdemsizler konuşmaya cesaret etmeyebilir. Bu nedenle, ilk önce
genç katılımcılardan kişisel deneyimlerini ve uzmanlık alanlarıyla ilgili katkılarını talep
etmek, yerinde bir tutumdur.

Başarı Ve Onaylanma İhtiyacı: İnsan her durumda başarı ve onaylanmaya ihtiyaç
duyar. Bu nedenle toplantı yöneticisinin toplantıyı kapatırken herkese teşekkür etmesi,
katkılara değer verdiğini göstermesi önemlidir. Son madde çözüme kavuşturulmamış
olsa bile, önce mutabakat sağlanmış noktaları vurgulamak, insanların toplantıdan
olumlu bir ruh haliyle ayrılmasına katkıda bulunur.

 

E. TOPLANTI SÜRECİ
1. HAZIRLIK




 

Ön Hazırlık

Toplantının verimi, ön hazırlığa bağlıdır. Ön hazırlık, aşağıdaki noktaları içerir:

Amaç ve Hedefler

Bir toplantının başarılı geçmesinin en önemli şartı, toplantının hedefinin belirlenmiş ve
toplantıya katılacaklar tarafından biliniyor olmasıdır.

Gündemin Belirlenmesi Ve Zaman Tahmini

Toplantının istenilen hedefe ulaşması için her bir basamak ve ihtiyaç duyulan zaman
belirlenmelidir. Bunun için;

.. Gündem listesi çıkartılmalıdır
.. Her bir gündem maddesinin ne kadar zaman alabileceğini tahmin edilmelidir.
.. Toplantı sonunda özet, anlaşma ve daha sonra yapılacakların belirlenmesi için
15 dk ek süre ayrılmalıdır.
.. Toplantı süresini tahmin edilmeli ve bu süreye riayet edilmelidir. Toplantının
hedeflenen süreyi aşabileceği durumlar için yeni bir toplantı planlanmalıdır.


Kullanılacak Teknikler

Toplantı süresince kullanılacak teknikler (problem çözme teknikleri, beyin fırtınası,
FMEA vb.) belirlenmeli ve toplantıya katılacaklara önceden bildirilmelidir.

Planlama Aşamasında Katılacaklar

Toplantı planlaması organizasyondaki alt grupların katılımıyla yapılmalıdır. Herkesin
katılmasına gerek yoktur. Tercih edilen, planlamaya her alt gruptan bir temsilcinin
katılmasıdır.

Planlama aşamasında;


 .. Toplantının amacı ve hedefler belirlenmeli
.. Toplantıya doğru insanların gelmesi sağlanmalıdır.
.. bilgiye ve tecrübeye sahip olan kişiler,
.. kararın uygulanmasından etkilenecek ve/veya uygulamada görüşüne
ihtiyaç duyulan kişiler,
.. nihai kararı verecek kişiler,
.. bilgilendirilmesi gereken kişiler,
.. bir grubu/bölümü temsilen katılabilecek kişiler,
.. hedeflenen sonuçları işinde kullanacak kişiler olmasına dikkat edilmelidir.
.. Gündem oluşturulmalı
.. Toplantı yöneticisi / kılavuzu ve zaman tutucu belirlenmeli
.. Gerekli olan malzemeler belirlenmeli
.. Temel toplantı kuralları üzerinde önceden anlaşılmalı
.. Toplantı zamanı belirlenmeli


Katılımcıların motivasyonunu etkileyecek önemli faktörlerden biri, toplantı
zamanlarıdır. Mesai çıkışına yakın veya bir tatil arifesinde planlanan toplantıların
verimsiz geçme ihtimali yüksektir.

Ön Bilgilendirme

Toplantı gündemini katılımcılara önceden göndermek, katılımcıların bilgi sahibi
olmasına ve hazırlık yapmasına olanak sağlar. Böylelikle daha toplantı başlamadan
geribildirim alma (örneğin unutulmuş çok önemli bir maddeyi gündeme eklemek) söz
konusu olabilecektir.

Aşağıda belirtilenler mutlaka toplantıya katılacaklara bildirilmelidir:

.. Toplantının amacı
.. Gündem
.. Katılanlardan hangi konularda ne tür bilgiler istendiği (akış şemaları, eski
kayıtlar, teklifler vb.)
.. Katılanların hazırlık için neler yapabilecekleri
.. Toplantının yeri, saati ve süresi.


Toplantı Salonu ve Yerleşimi

Genelde rahat bir mekanda toplanmaktan herkes hoşlanır. Mobilyaları abartıyı
olmayan, temiz ve iyi düzenlenmiş bir toplantı odası yeterli olacaktır.

Bunun dışında sandalyelerin ve masaların dizilişi de toplantının havasını etkiler. Yüz
yüze etkileşim amaçlanıyorsa U şeklinde bir düzen tercih edilmelidir. Katılımcıların
ölçülü davranması ve az konuşması isteniyorsa, balık sırtı ya da okul sınıfı düzenine
başvurulur. Uzun yönetim kurulu masaları biz ve onlar duygusuna yol açar; bunu
hafifletmek için yöneticiyi başa, katılımcıları da iki yana oturtmak gerekir.

Toplantı odalarının iyi ışıklandırılması, mümkünse içeriye gün ışığının girmesi, yaratıcı
düşünmeyi teşvik eder. Oda sıcaklığının 18-21o C arasında tutulmasına dikkat
edilmelidir.

Toplantılar için ideal kişi sayısı, 6-12 arasındadır.


Çoğu toplantı odası, 12 kişiye kadar yüz yüze görüşmeyi sağlayacak şekilde etrafında
toplanılabilecek bir masayı içermektedir. Daha fazla sayıda katılımcılı toplantılarda
(24’e kadar) masaların U şeklinde konulması, daha iyi olacaktır.

Yüksek sayıda kişinin katıldığı toplantılarda yüz yüze yerleşim mümkün olmayacaktır.
Bu durumda en azından herkesin toplantı yöneticisini görebileceği ve işitebileceği bir
şekilde yerleşim planı oluşturulmalıdır.

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Text Box: U DüzeniText Box: Balyk SyrtyText Box: Halka

Text Box: SynyfText Box: Yönetim Kurulu
İhtiyaç Duyulan Ekipman

Toplantının sorunsuz ve daha kolay yürütülmesi için ihtiyaç duyulan araç ve gereçler
(yazı tahtası ve kalemi, projektör, tepegöz, bilgisayar vb. ) önceden belirlenmeli ve
hazır bulundurulmalıdır.

Bazı toplantılarda hafif yiyecekler ve içecek ikramı yapılabilir.

Toplantı Lojistiği

Toplantıyı düzenleyen kişi/birim ve/veya kılavuz toplantı lojistiğini (yer, geceleme,
ulaşım imkanı, vb.) sağlamalı ve aksama olmaması için gerekli önlemleri almalıdır.
Toplantı odası düzeni iki kez kontrol edilmelidir. Hazırlığı yapılmamış bir toplantı
salonu, toplantının bölünmesine veya geç başlamasına sebep olabilir.

Toplantı Çağrısının Yapılması

Toplantı çağrısını, toplantıyı düzenleyen kişi/birim yapar. Toplantı çağrısında hangi
araç (kağıt kopya veya bilgisayar ortamı vb.) kullanılıyor olursa olsun;

.. toplantıyı düzenleyen kişi/birimin adını,
.. toplantının amacını,
.. yerini,
.. tarihini,
.. toplantının başlama saatini,
.. tahmini süresini,
.. toplantı yöneticisinin adını,
.. toplantıya çağrılan kişilerin adını


belirtmelidir.

Toplantı süresince paylaşılacak olan bilgiler, bu bilgilerin kimler tarafından aktarılacağı
ve her bir konunun ne kadar süreceği bilgileri, toplantı çağrısında belirtilmelidir. Ayrıca
toplantı öncesinde yapılması gereken işler belirtilmelidir.

Toplantı Çağrısının Yanıtlanması

Toplantı çağrısını alan kişilerin çağrıyı aldığını belirten cevaplarını toplantı öncesinde
makul bir sürede göndermeleri gereklidir. Yanıt ile beraber eğer katılım olmayacaksa,
katılmama gerekçesini ve temsili olarak katılacak kişi varsa bu kişinin adının da
bildirilmesi gereklidir.

2. TOPLANTI YÖNETİMİ


Toplantıya Başlama

.. Toplantıyı ilan edildiği saatte başlatın. Geç kalanlara bir açıklama yaparak,
toplantının bölünmesine izin vermeyin. Bu konudaki ciddiyet, katılımcıların da
toplantıya tam zamanında gelme konusunda hassasiyet göstermelerine sebep
olur.
.. Güçlü ve sevecen bir sesle herkesi selamlayın. Grup yeni oluşmuşsa, herkesin
kendini tanıtmasını isteyin. Grup sık sık toplanıyor, ama o toplantıya yeni bir
üye katılmışsa, onun kendini tanıtmasını sağlayın.



 .. Toplantının amacını özetleyin. Toplantıdan hangi sonuçların çıkmasının
beklendiğini belirtin. Patron edasıyla değil; (“Ben şunu istiyorum”), ekip üyesi
tavrıyla (“Şunu gerçekleştirmeliyiz”) konuşun.
.. Gündemi özetleyin. Mekan uygunsa, gündemi yazılı olarak gösterin. Böylece
grup toplantı boyunca kendini gündeme odaklamak zorunda hisseder.
.. Gerekiyorsa bir önceki toplantıyı özetleyip değerlendirin.
.. Toplantıyla ilgili kuralları oluşturun. Katılımcılarla birlikte belirlenen kurallara
uyulma ihtimali, toplantı yöneticisinin koyduğu kurallara uyulma ihtimalinden
daha yüksektir.
.. Gerekiyorsa yeni belge ve raporlar dağıtın.
.. Tutanakları kimin tutacağının saptanmasını sağlayın.
.. Herkesin bu toplantı düzeniyle mutabık olup olmadığını sorun.
.. Gündemin ilk maddesiyle tartışmayı başlatın.


Toplantı Yönetimi

Verimli bir tartışmaya yön vermek de, katılmak da kolay değildir. Birçok toplantı
katılımcıların samimiyetsizliği, art niyetleri ya da ilgisizliği nedeniyle başarısızlıkla
sonuçlanır.

Bulunduğumuz ortamlarda şu ya da bu nedenle iyi anlaşamadığımız, kızdığımız
kişilerle bir toplantıda bir araya geldiğimizde ”işte beklediğim fırsat, sen şimdi gününü
görürsün” diyebiliriz. Bizi inciten kişi ister toplantının yöneticisi, ister üyesi olsun,
“konuya katkıda bulunma” maskesi altında derhal onun görüş ve önerilerine
saldırmaya başlarız.

Toplantıyı yöneten kişi katılanların üstü ya da patronuysa, bir başka tuzak daha söz
konusu olabilir. Katılanlar yöneticinin duymak istediği şeyleri söyleme eğilimi gösterir
ve bu doğal bir tepkidir. Toplantı yöneticisi, kurum içindeki ödül-ceza sistemini çoğu
zaman toplantılarda da sürdürme eğiliminde olabilir. Ancak bu durumda en iyi sonuca
ulaşılıp ulaşılamayacağı, bir soru işaretidir.

Bütün insani zaaflarımız gösteriyor ki, verimli bir toplantı olması için:

.. görüşlerin açıkça ifade edilebileceği
.. kimsenin kişiliğine saldırılmadığı,
.. kusurlu ya da uygunsuz düşünce ve fikirlerin rahatlıkla dile getirebildiği


bir atmosfer yaratılması çok önemlidir. Bu atmosferi toplantı yöneticisi belirler, ama
üyelerin katkısı da çok büyüktür.

Toplantılarda Yapılması Ve Yapılmaması Gerekenler

Toplantı sırasında toplantı kurallarına uyulmasının sorumluluğu başta toplantı
yöneticisi olmak üzere, tüm katılımcılardadır.

Yapılmalı

Yapılmamalı

Toplantı süresi mümkünse iki saatle
sınırlanmalı

Toplantıya katılanların sayısı mümkünse
12’yi aşmamalı

Toplantı odası önceden ayırtılmalı

Gecikenler nedeniyle toplantı geç
başlatılmamalı; zamanında gelenlere saygı
gösterilmeli




Toplantıyla ilgili belgeler (gündem,
raporlar, öneriler, taslaklar) katılımcılara
önceden verilmeli

Toplantılar işin gidişatıyla ilgili bir araç
olarak sürekli kullanılmamalı

Oturma düzeninin içeriğe uygun olması ve
gerekli malzemelerin (kalem-kağıt, yazı
tahtası, tepegöz vb.) toplantıdan önce
yerinde olması sağlanmalı

Yeni bir bilgi ya da öngörülmemiş bir
zorluk gibi haklı bir neden olmadıkça,
gündem maddeleri öngörülenden daha
uzun süre tartışılmamalı.

Toplantı sırasında aralıklarla gündeme
işaret edilmeli

Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı

Toplantının sadece belli bir bölümüne
katılacak kişiler varsa, onların gündemin
ilgili maddesinde hazır bulunmaları
sağlanmalı

Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı
(yan konular veya önemsiz noktalar
toplantıdan sonra da ele alınabilir)

Toplantıya katılamayacak ya da yerine
başkasını gönderecek olanlar bunu
toplantıyı düzenleyen kişiye önceden
bildirilmeli

Gerektiğinde “Bu toplantıyı niçin
yapıyoruz?” sorusunu sormaktan
çekinilmemeli

Toplantı odası kirletilmemeli; ayrılırken
masalar ve sandalyeler düzenli
bırakılmalıdır.

Toplantının, belirtilen amaç için en uygun
araç olup olmadığını düşünmekten
kaçınmamalıdır



Bilgi Toplama

Toplantı yöneticisi sırasıyla bilgi paylaşımı aşaması ile ilgili olarak görevlendirilmiş
kişilere söz vererek bilgi paylaşımı aşamasını süreleri içinde tamamlamalarını sağlar.

Bilgi İşleme

Bilgi işleme aşamasında ise her bir başlık altındaki konular tartışıldıktan sonra hedef
sonuçlara ulaşılması sağlanmalıdır. Bilgi işleme aşaması sırasında hedef sonuçlar ile
doğrudan ilgili olmayıp daha sonra ayrıca konuşulması gereği belirlenen konular
belirlenerek (kayıt altına alınarak) toplantının sonunda veya daha sonraki bir
toplantıda tartışılmaları sağlanır.

Bilgi işleme aşamasında gerektiğinde araç olarak Kalite İyileştirme Süreci, Problem
Çözme Süreci, 7 Temel Kalite Tekniği, 7 Yeni Yönetim Tekniği kullanılabilir.

Karar Alma

.. Grup, toplantıda öne sürülen görüşleri elemek üzere tartışır.
.. Elemeden geçen birkaç fikir alt alta yazılır.
.. Kararı etkileyecek etmenler önemine göre sıralanır.
.. Eleme ve değrelendirmeden sonra karar alınır.
.. Grubun alınan karar hakkında mutabakata varmış olması çok önemlidir.
.. Eğer mutabakat yoksa, karar kabul edilemez bir karardır.


 

Değerlendirme


Toplantının tamamlanmasından sonra toplantının sonuçları gözden geçirilir ve grup
dinamiği değerlendirilir. Toplantının olumlu yönleri ve toplantının daha etkin geçmesini
sağlayabilecek iyileştirme olanakları belirlenir ve kaydedilir. Burada hedef, olumlu
yönlerin standartlaştırılması ve sonraki toplantıların etkinliğinin artırılmasıdır.

Aşağıdaki ölçülere göre bir değerlendirme yapılabilir:

.. Amaçlar
.. Toplantıya katılanların rolleri
.. Toplantının amaca ulaşmadaki önemi
.. Öncelikler sıralaması
.. Zaman kavramı
.. Temel konuların görüşülmesi
.. Toplantıya katılanların aldıkları kararlar
.. Toplantıya katılanların kullanımı
.. lem ve kurallar


Toplantıyı Kapatma

Toplantı yöneticisi, katılımcıların da güvenini kazanmak adına toplantıyı önceden
duyurulan saatte bitirmeye özen göstermelidir. Unutmamak gerekir ki, katılımcılar iş
programlarını bu toplantının bitiş saatine göre ayarlamıştır. Eğer tartışma konuları
henüz bitmemişse toplantıya o sırada devam etmek yerine ortak olarak belirlenecek
başka bir tarih ve saatte buluşmak, daha faydalı olacaktır.

Toplantıyı açmak ve yönlendirmek gibi bitirmek de toplantı yöneticisinin görevidir.
Yönetici olarak;

.. Toplantının sonuna geldiğinizi duyurarak herkese bir son söz fırsatı tanıyın.
Özellikle de o ana kadar susmuş olanlar için bu birşeyler söyleme fırsatıdır.
Ancak toplantının uzamaması için son sözler bir iki cümleyle
sınırlandırılmalıdır.
.. En önemli kararları ve kimin hangi görevi üstlenmiş olduğunu tekrarlayın.
.. Gündemi yeniden gözden geçirin. Ele alınmamış maddeleri açıklayın ve bir
sonraki toplantının olası gündem maddelerini belirtin.
.. Bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yeri konusunda mutabakat sağlayın.
.. Toplantıyı değerlendirin. Bir sonraki toplantının daha verimli olması için
başlama ve bitirme saatine uyma, canlı tartışma, geniş katılım, gündemin ele
alınması, kararların açıklığı, katılanların hazırlığı gibi açılardan bir
değerlendirme yapmak yararlıdır.
.. Toplantının bitmiş olduğunu yüksek sesle duyurun ve toplantıyı olumlu bir
havayla bitirin.


Raporlama

Toplantının hedeflerine ulaşıldığında, kilit noktalar ve önemli görev/sorumluluk/yetki
atamaları tamamlandığında, bütün bu verilerin özetlenmesi ve bir toplantı raporunun
hazırlanması gerekir. Bu, aynı zamanda toplantının başarısını simgeler.

.. Toplantıda konuşulan konuları ve alınan kararları bir toplantı notuyla tüm
katılımcılara ve ilgililerine duyurun.



 .. Planlanan faaliyetlerin mutlaka bir sorumlusu ve zaman termini olmasına
dikkat edin. Sorumlu atanmayan faaliyetler büyük ihtimalle ortada kalacak ve
tamamlanamayacaktır.
.. Toplantı notunu, toplantıya çağrılıp da katılamayan ve konuşulanlarla ilgili bilgi
sahibi olması gereken herkese dağıtın.